Verwendung der idealen PMO-Modelle zur Planung von Projektprioritäten

Projektmanagement ist in fast jeder Branche von zentraler Bedeutung. In einigen Branchen, beispielsweise im Bereich Informationstechnologie, dienen Projektmanagementbüros oder PMOs in vielen Unternehmen als Schlüsselabteilung für die Durchführung von Projektmanagementinitiativen. Zwei grundlegende PMO-Modelle repräsentieren entgegengesetzte Enden des Spektrums hinsichtlich der Rolle, die das PMO spielen sollte. Die zwei Modelle, die verwendet werden können, sind die Überwachungs- und Unterstützungsmodelle.

Modelle

Im Überwachungsmodell überwacht das PMO den Projektmanagementprozess und überwacht die Arbeit der verschiedenen Teams, die an der Durchführung des Projekts beteiligt sind. Im Support-Modell dient das PMO mehr als beratende Funktion und hilft den Teams, ihre Ziele zu erreichen, indem sie, wo immer möglich, zusätzlichen Support bietet. Einige Unternehmen legen nun Wert auf eine Mischung der beiden Modelle, da sie die Grenzen der Fokussierung auf nur das eine oder das andere erkennen. Beispielsweise hat das PMO, das als Unterstützung für das Projektmanagement dient, wenig Kontrolle über die Projektabwicklung und kann die Richtung des Projekts möglicherweise nicht richtig gestalten und beeinflussen. In ähnlicher Weise kann das aufsichtliche PMO zu viel Kontrolle über den Prozess ausüben und die Kreativität insgesamt unterdrücken.

Mittelgrund

Wenn Sie versuchen, Projektprioritäten zu planen, ist es ideal, einen Mittelweg zwischen den beiden Extremen des Unterstützungs- und Aufsichtsmodells zu finden. Es kann schwierig sein, einem Projektteam jederzeit eine Aufsichtsführung aufzuerlegen. Daher ist es nicht immer im besten Interesse aller Beteiligten, das PMO anzuweisen oder zu bestimmen, wie das Projekt priorisiert und durchgeführt werden soll. Das PMO verfügt möglicherweise nicht über alle verfügbaren Informationen, um aufgrund einer zeitlichen oder räumlichen Trennung die richtige Entscheidung zu treffen. Dasselbe gilt, wenn man sich zu sehr auf das Unterstützungsmodell verlässt. Teams benötigen möglicherweise mehr Führung und Führung, als dies bei einem PMO als Unterstützungsbüro möglich wäre. Stattdessen müssen Unternehmen einen Balanceakt zwischen den beiden durchführen und sich je nach Bedarf fließend von einem Ende des Spektrums zum anderen bewegen.

Erleichterung

Durch den Drahtseilzug zwischen den beiden Extremen sollte ein PMO entstehen, das als Projektmanager dient. Die Planung von Projektprioritäten ist auch eine Frage des Ausgleichs zwischen den Extremen. Das PMO kann als Vorgesetzter dienen, um festzustellen, welche Projekte wichtiger sind als andere. Das PMO sollte seinen Teams die Priorität der zu erledigenden Aufgaben mitteilen, wobei es weiterhin die Möglichkeit offen lässt, dass die Situation vorsieht, dass andere Prioritäten diese im Laufe der Projekte überholen. Wenn das PMO jedoch darauf besteht, dass Projekte in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, sollte es auch als Vermittler oder Unterstützungsbüro dienen, um sicherzustellen, dass dies geschieht.

Information

Die Tech Republic-Website behauptet, dass das PMO eine entscheidende Rolle im Wissensmanagement spielen sollte. Wissensmanagement ist der Schlüssel zur Planung von Projektprioritäten. Das PMO kann als Wissensspeicher dienen, auf den sich die Teams bei der Planung von Prioritäten verlassen können. Das PMO kann Teams mit Wissen darüber versorgen, welche Methoden funktionieren und welche nicht. Es kann auch eine bessere Vorstellung von den Aufgaben haben, die vor anderen erledigt werden müssen. Teams können sich auf das PMO verlassen, um vorzugeben, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben sollen, und sie auf der Grundlage des besten verfügbaren Wissens die nötige Unterstützung für ihre Durchführung bieten.