Wie Mitarbeiter Beschwerden von Kunden reduzieren können

Die Unzufriedenheit des Kunden kann aus verschiedenen Gründen auftreten, von denen einige außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen. Obwohl Kundenbeschwerden in jedem kleinen Unternehmen vorkommen können, können Schritte unternommen werden, um diese zu reduzieren. Mitarbeiter in jeder Branche können proaktiv gegen Beschwerden vorgehen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

Testen Sie den Service

Um Kundenbeschwerden zu vermeiden und zu reduzieren, ist es hilfreich zu wissen, welche potenziellen Probleme der Kunde haben kann. Wenn Sie die Hauptursache des Problems kennen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben, bevor der Kunde sich beschwert. Mitarbeiter sollten die Rolle eines Kunden spielen, um den Service der Organisation zu testen. Auf diese Weise können Mitarbeiter sehen, wie Kunden die Organisation betrachten. Dies bietet auch die Möglichkeit, mögliche Probleme zu identifizieren, die zu Beschwerden führen können.

Erwartungen einstellen

Bestimmte Kundenbeschwerden beruhen möglicherweise auf hohen Erwartungen oder erwarten mehr, als Ihr Unternehmen bieten kann. Indem die Kunden wissen, was sie zu erwarten haben, können die Mitarbeiter die Anzahl der Beschwerden reduzieren. Um dies effektiv zu erreichen, müssen die Mitarbeiter die gestellten Erwartungen erfüllen können. Dies kann durch Unterversprechen und Überauslieferung erreicht werden, was bedeutet, dass die Erwartungen etwas niedriger eingestellt werden, sodass Sie sie leicht übertreffen können.

Feedback zulassen

Wenn Sie den Kunden die Möglichkeit bieten, Rückmeldungen zu Ihrem Unternehmen zu geben, können Sie Beschwerden effektiv reduzieren. Dies kann je nach Organisation auf verschiedene Arten erfolgen. Mitarbeiter können den Kunden direkt fragen, ob alle Bedürfnisse erfüllt wurden oder ob sie auf irgendeine Weise unzufrieden waren. Ein Feedback-Formular kann an Kunden gesendet oder in einem stark frequentierten Bereich platziert werden. Belege können auch eine URL oder Telefonnummer enthalten, an die Kunden Feedback geben können. Wenn Mitarbeiter Feedback von Kunden erhalten, können Beschwerden reduziert oder verhindert werden.

Wenn Sie eine Beschwerde erhalten

Kundenreklamationen sind ein unvermeidlicher Teil des Geschäfts, unabhängig von den Schritten, die Sie zu ihrer Reduzierung unternehmen. Wenn Sie eine Beschwerde erhalten, ist es wichtig, ordnungsgemäß damit umzugehen, damit Sie den Kunden behalten. Hören Sie sich die Beschwerde sorgfältig an und wiederholen Sie sie dem Kunden, um sicherzustellen, dass Sie das Problem richtig verstehen. Entschuldigen Sie sich für das Problem, ohne sich dafür entschuldigen zu müssen, und bieten Sie eine Lösung an. Sie sollten dem Kunden auch dafür danken, dass er Sie auf das Problem aufmerksam gemacht hat.