Federal Grant Accounting-Verfahren

Wenn Sie von einer Behörde einen Zuschuss des Bundes erhalten, können Sie davon ausgehen, dass Sie eine Reihe von Dokumenten ausfüllen, sorgfältige Aufzeichnungen während des Zuschusszyklus führen und alle Programme und Verfahren dokumentieren, die Sie bei der Verwendung des Zuschussgeldes befolgt haben. Die Nichteinhaltung der Bundesrichtlinien kann dazu führen, dass die Höhe der Zuschussmittel reduziert, weitere Zuschussmittel verloren gehen oder Kosten Ihrer eigenen Organisation zugewiesen werden.

Feste Rechnungslegungsverfahren pflegen

Finanzhilfeempfänger müssen vorhersehbare, praktikable Rechnungslegungsverfahren entwickeln und aufrechterhalten, die Finanzmittel und Ausgaben eindeutig von anderen Finanzierungsquellen trennen. Bundeszuschüsse verlangen, dass Empfänger allgemein akzeptable Rechnungslegungsverfahren oder GAAP einhalten. Legen Sie solide Rechnungslegungsverfahren fest, die alle Ihre Ausgaben berücksichtigen, bevor Sie überhaupt eine staatliche Beihilfe akzeptieren.

Dokumentieren Sie jeden Schritt Ihrer Ausgaben

Bewahren Sie alle Ihre Ausgaben für die Zwecke der Rechnungslegung auf. Zeitkarten müssen vom Management unterschrieben und genehmigt werden, wenn sie dem Zuschusskonto in Rechnung gestellt werden. Der Nachweis der Berechtigung Ihrer Stipendiaten muss dokumentiert und gespeichert werden. Ihre schriftlichen Rechnungslegungsgrundsätze müssen den bundesstaatlichen Prüfern jederzeit zugänglich sein. Bewahren Sie Originalrechnungen, Ausgabengenehmigungsformulare auf, prüfen Sie Berechtigungen und erhalten Sie Unterschriften.

Build in Fail-Safes

Ausfallsichere Verfahren können dazu beitragen, dass Sie bei den Bundesfinanzbehörden keine Probleme haben. Erstellen Sie interne Kontrollen, für die Ihre Organisation separate Dateien für alle Ihre Förderprogramme benötigt, halten Sie Kopien aller Förderdokumentationen für einen einfachen Zugriff bereit und richten Sie Überprüfungen ein, um sicherzustellen, dass die Ausgaben die Zuschussmittel in keinem Bereich überschreiten. Fordern Sie eine Erklärung für alle Ausgaben sowie für Aufsichtsunterschriften. Entwickeln Sie Kontrollen, um die Barauslagen nachzuverfolgen und abzurechnen. Ernennen Sie eine Person, die über alle Ausgaben das letzte Wort hat.

Budget entwickeln und befolgen

Sie können sich an die Parameter der Finanzhilfe halten, wenn Sie ein striktes Budget entwickeln und einhalten und die verschiedenen Konten regelmäßig überprüfen. Vergleichen Sie jeden Monat Ihre tatsächlichen Ausgaben mit dem Budget und nehmen Sie sofort Korrekturen vor, die sich auf das Gesamtbudget auswirken. Legen Sie einen Zeitplan für Budgetüberprüfungen fest und halten Sie sich daran, so dass Sie jederzeit Überwachungsfragen mit aktualisierten Informationen beantworten können. Bei der Beantragung eines Zuschusses müssen Sie der Förderstelle nachweisen, dass Sie über ein Funktionsbudget verfügen und einen klaren Plan für die Zuschussmittel haben. Nach den staatlichen Verfahren zur Bewilligung von Zuschüssen müssen Sie diese Zahlen einhalten, wenn Sie Ihr Zuschussgeld erhalten.