Müssen Kostenerstattungen als Einnahmen ausgewiesen werden?

Kostenerstattungen sind kein Arbeitseinkommen, sie müssen daher nicht als solches gemeldet werden. Obwohl der Scheck oder die Einzahlung Ihrem Mitarbeiter ausgehändigt wird, gilt dies nicht als Gehaltsscheck oder als Einzahlung. Wenn Sie für einen Mitarbeiter einen Scheck oder eine Kaution für die Kostenerstattung erstellen, bezahlen Sie nicht für die Zeit oder Arbeit dieses Mitarbeiters. Stattdessen zahlen Sie einen Betrag zurück, den Ihr Mitarbeiter für etwas vorgesehen hat, das Ihr Unternehmen verwenden wird.

Spitze

• Arbeitnehmererstattungen müssen nicht als Einkommen ausgewiesen werden. In der Tat ist es eine Ausgabe, da Sie etwas zurückzahlen, das ein Mitarbeiter für das Unternehmen angelegt hat.

So erfassen Sie Kostenerstattungen

Eine Kostenerstattung sollte als Aufwand erfasst und in die Kategorie eingeteilt werden, in die sie fällt. Wenn Sie ein Restaurant besitzen und einen Mitarbeiter für die Abholung eines Salzbehälters auf dem Weg zur Arbeit entschädigen, sollte diese Erstattung als Lebensmittelkosten verbucht werden. Wenn Ihr Mitarbeiter Batterien für Ihren Rauchmelder aufnimmt, sollten die Ausgaben als Verbrauchsmaterial erfasst werden.

Einkaufsstunden und die Personalabrechnung

Obwohl es sich bei den Kosten, die Sie erstatten, nicht um Lohnkosten handelt, sollte die Zeit, die für die Erledigung und den Kauf benötigt wird, in Ihre Lohnabrechnung einbezogen werden. Wenn ein Mitarbeiter einen Lohn verdient und auf dem Weg zur Arbeit im Geschäft anhält, ist es angemessen, diese Zeit als Gehaltszeit zu berücksichtigen. Wenn der Angestellte, der im Geschäft anhält, bezahlte Gehälter erhält, hat diese Einkaufszeit keine Auswirkungen auf die Abrechnung, da die Arbeit dieses Angestellten zu einem festen Satz vergütet wird.

Arten von Mitarbeitererstattungen

Sie sollten den Mitarbeitern Dollar für Dollar für Einkäufe erstatten, die direkt von Ihrem Unternehmen verwendet werden, z. B. Material und Verbrauchsmaterial. Andere Ausgaben, wie z. B. subventionierte Mahlzeiten, können zu einem Teilsatz erstattet werden, z. B. wenn das Unternehmen die Hälfte der Registerkarte bezahlt. Wenn Sie nur einen Teilbetrag für eine bestimmte Art von Ausgaben zahlen oder pro Tag zahlen, sollte diese Richtlinie im Voraus klar festgelegt werden, damit Ihre Mitarbeiter wissen, was zu erwarten ist, bevor sie das Geld ausgeben.

Die Fahrtkosten der Mitarbeiter werden häufig zu einem festen Satz pro Meile, in der Regel dem von der IRS zu Beginn des Kalenderjahres festgelegten Betrag, als standardmäßiger Meilenabzug erstattet.

Aufbewahrung der Mitarbeiterrückerstattung

Die Mitarbeiter sollten Ihnen Quittungen ausstellen, um Rückerstattungen zu erhalten. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob Sie die tatsächlich aufgewendeten Beträge erstatten, und Sie erhalten Unterlagen für Ihre eigenen Steuerbelege. Für die Erstattung von Meilen sollten Ihre Mitarbeiter Meilenprotokolle führen. Dies können entweder Formulare sein, die Sie bereitstellen, oder Datensätze, die sie selbst erstellen.

Das Kilometerstandsprotokoll eines Mitarbeiters sollte das Ablesen und Starten des Kilometerzählers sowie die Netto-Laufleistung enthalten, die Sie als Grundlage für die Rückerstattung verwenden. Meilen können nicht zurückerstattet werden.