Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen

E-Mails und Texte haben in vielen Bereichen unseres Lebens Briefe ersetzt, aber für kleine Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wie man einen professionellen Geschäftsbrief schreibt. Egal, ob Sie an Lieferanten, Kunden oder einen potenziellen Finanzierungspartner schreiben, Ihr Brief reflektiert Sie und Ihr Geschäft. Ein schlecht gestylter Brief kann dem Leser den Eindruck vermitteln, dass es Ihnen an Fähigkeiten und Professionalität fehlt, um Ihr Unternehmen zu führen.

Drei Stile

Die drei zulässigen Arten von Geschäftsbriefen sind Block, modifizierter Block und Halbblock. Die drei unterscheiden sich am meisten darin, wo die Zeilen beginnen. Im Blockstil beginnen alle Zeilen am linken Rand. Wenn Sie einen modifizierten Blockstil auswählen, beginnen Sie mit allen Abschnitten des Buchstabens, mit Ausnahme der Absenderadresse und der Abschlusszeile - einschließlich Ihrer Unterschrift - am linken Rand. Beginnen Sie mit den Ausnahmen in der Mitte Ihrer Seite. Der Semiblock-Stil ist identisch mit dem modifizierten Block, mit der Ausnahme, dass Sie die erste Zeile jedes Absatzes des Buchstabenkörpers einrücken sollen.

Schriftart, Ränder und Abstand

Verwenden Sie die 12-Punkt-Schriftart Arial oder Times New Roman, damit Ihr Brief gut lesbar ist. Legen Sie rundum 1-Zoll-Ränder fest, unabhängig von dem von Ihnen gewählten Stil, um Ihrem Brief einen professionellen Look zu verleihen. Der gleichmäßige Abstand um Ihren Brief sorgt dafür, dass der Brief unübersichtlich bleibt und das Lesen einfacher wird. Wenn Sie einen Blockstil verwenden, überspringen Sie immer eine Zeile nach Ihrer Absenderadresse (oder Überschrift), bevor Sie ein Datum angeben. Wenn Sie einen modifizierten Block oder einen halbmodifizierten Block verwenden, können Sie entscheiden, ob Sie eine Zeile vor dem Datum überspringen möchten. Überspringen Sie in allen Stilen eine Linie zwischen den einzelnen Abschnitten Ihres Briefs und zwischen den Absätzen im Briefkörper.

Abschnitte

Geschäftsbriefe haben mehrere Abschnitte. Die Überschrift enthält Ihre Absenderadresse, das Datum und die Adresse des Empfängers. Als nächstes wird die Begrüßung oder Begrüßung gefolgt von dem Hauptteil, der Schließ- und der Signaturzeile. Geben Sie immer Ihre vollständige Rücksendeadresse an. Sie können jedoch auch Ihre E-Mail-Adresse sowie Telefon- und Faxnummern angeben. Fügen Sie in die Überschrift die identifizierenden Informationen des Empfängers ein, z. B. seine Abteilung, falls vorhanden. Beginnen Sie Ihre Begrüßung mit "Dear", gefolgt vom persönlichen oder beruflichen Titel der Person. Verwenden Sie nach der Begrüßung einen Doppelpunkt. Schließen Sie Ihren Brief mit "Mit freundlichen Grüßen", gefolgt von einem Komma. Überspringen Sie vier Zeilen und geben Sie Ihren Namen und Titel ein. Unterschreiben Sie den Brief über Ihrem Namen.

Überlegungen

Halten Sie Ihren Stil im gesamten Brief konstant. Wenn dies nicht für eine korrekte Komposition erforderlich ist, sollten Sie Wörter nicht kursiv, fett oder unterstrichen darstellen. Oft werden diese Stile verwendet, um bestimmte Wörter beim informellen Schreiben hervorzuheben, aber sie verschlechtern die Professionalität des Geschäftsschreibens. Teilen Sie den Text anstelle eines festen Textblocks in mehrere leicht lesbare Absätze. Bitten Sie jemanden, Ihren Brief vor dem Versand auf Fehler und Klarheit zu überprüfen.