Die Richtlinien zum Verfassen von Verfahrenshandbüchern

Verfahrenshandbücher sind nützliche Werkzeuge für eine Vielzahl von Beschäftigungseinstellungen. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter wissen müssen, wie das Kopiergerät zu bedienen ist oder wie die erforderlichen Sicherheits- und Sicherheitsschulungen durchgeführt werden, bietet ein Verfahrenshandbuch einen Überblick über die Schritte. Viele Arbeitgeber entwerfen kombinierte Handbücher für Richtlinien und Verfahren, aber es ist wichtig, die Unterscheidung zu erkennen: Richtlinien spiegeln Regeln wider, während Verfahren die Prozesse und deren Ausführung beschreiben. Bei der Erstellung eines effektiven Verfahrenshandbuchs ist es wichtig, sich auf das Verfahren selbst zu konzentrieren und die Informationen bereitzustellen, die den Mitarbeitern zur Erreichung dieses Ziels von Nutzen sind.

Qualitäten

Ein Verfahrenshandbuch sollte einfach zu lesen und zu verwenden sein. Ein Verfahrenshandbuch, das ein eigenes Verfahrenshandbuch erfordert, um es nur zu lesen, ist für jeden Mitarbeiter nicht von großem Nutzen. Darüber hinaus sollte das Verfahrenshandbuch in allen Elementen, einschließlich Stil, Design und Informationen, konsistent sein. Ein Verfahrenshandbuch soll andere dabei unterstützen, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, und sollte daher unter Berücksichtigung der Leser geschrieben werden. Die beschriebenen Prozesse sollten klar und logisch sein, damit alle Leser die Prozedur problemlos verfolgen können.

Eigenschaften

Handbücher für Prozeduren unterscheiden sich je nach Art der Informationen in spezifischen Funktionen. In der Regel handelt es sich bei den Handbüchern für Prozeduren jedoch um solche, die eine klare und konsistente Formatierung aufweisen, sodass die Leser wissen, wie sie dem Material folgen. Absätze sollten ohne Verwirrung beginnen und enden, und die Leser sollten sich nicht fragen, wo ein Schritt endet und ein anderer beginnt. Bei der Beschreibung der Schritte sollten Autoren starke Aktionsverben verwenden, um sicherzustellen, dass die Leser genau wissen, was zu tun ist, und sie sollten gegebenenfalls Erklärungen und Optionen anbieten. Alle Symbole, Bilder oder Grafiken / Diagramme sollten naheliegend und einfach zu verstehen sein.

Schreibstil

Der Schreibstil für ein Verfahrenshandbuch sollte auf einer klaren und prägnanten Sprache beruhen. Alle Verfahrensinformationen sollten genau sein, und alle Akronyme sollten durch eine Erklärung in Klammern erläutert werden, beispielsweise durch die "Food and Drug Administration (FDA)". Vermeiden Sie es, in Verfahrenshandbüchern, die für einige Zeit in Umlauf sind, bestimmte Informationen zu verwenden, die schnell veraltet werden könnten. Fachsprache und Fachjargon, die den meisten unbekannt sind, sollten vermieden werden.

Design

Der Entwurf des Verfahrenshandbuchs hängt weitgehend von der Art des beschriebenen Verfahrens ab. Einige Designempfehlungen gelten jedoch für alle Verfahrenshandbücher. In einem Handbuch für ein gutes Verfahren wird viel Weißraum verwendet. Das Handbuch ist also nicht mit Druck überladen, sondern bietet viele Einrückungen und Absatzumbrüche, um zu vermeiden, dass sich der Leser einschüchtert. In effektiven Verfahrenshandbüchern finden Sie außerdem klare Überschriften und Unterüberschriften sowie andere geeignete Beschriftungen und Gliederungen für viele Punkte.

Verantwortlichkeiten

Die für das Verfassen von Verfahrenshandbüchern Verantwortlichen sind auch dafür verantwortlich, sie regelmäßig zu überprüfen. Wenn das Material irrelevant wird, sollte es entfernt oder aktualisiert werden. Wenn die Informationen den Mitarbeitern nicht helfen, sollte das Handbuch überarbeitet und verbessert werden. Ein Verfahrenshandbuch ist nur so nützlich wie die Arbeit, die es dem Leser ermöglicht, und wenn das Handbuch dies nicht tut, ist der Verfasser dafür verantwortlich, es zu ändern.