Kostengünstige Faxkopierlösungen für ein Büro in kleinen Unternehmen

Kopier- und Faxgeräte können erhebliche Kosten verursachen, wobei einige High-End-Geräte Zehntausende von Dollar kosten. Das Erstellen von Kopien und das Versenden von Faxen kann jedoch auch ein wichtiger Teil Ihres Geschäfts sein, von der Protokollierung über die Fakturierung bis hin zu Mailings und Kontakten mit Lieferanten. Angesichts der Notwendigkeit von Fax- und Kopiergeräten und der hohen Kosten der Geräte können kleine Unternehmen verschiedene andere wirtschaftliche Optionen für ihre Kopier- und Faxanforderungen in Betracht ziehen.

Leasing von Fax- und Kopiergeräten

Viele kleine Unternehmen ziehen es vor, teure Bürogeräte zu mieten, um die Anfangskosten für einen derart großen Kauf zu reduzieren. Je nach Servicevertrag können Sie durch Leasing die Kosten für die Reparatur Ihrer Kopier- oder Faxgeräte bei auftretenden Problemen vermeiden. Dies ist ein besonders wertvoller Vorteil bei Kopiergeräten, die aufgrund der mechanischen Beanspruchung so vieler empfindlicher beweglicher Teile zu Funktionsstörungen neigen. Einige Leasingunternehmen für Bürogeräte bieten ihren Kunden auch Ermäßigungen für Zubehör oder Artikel wie Tonerkartuschen.

Gründe für den Kauf

Obwohl Leasing durch feste monatliche Zahlungen finanzielle Stabilität bietet, kann es mit der Zeit für bestimmte kleine Unternehmen eine teurere Option sein. Unternehmen, die kein Fax- und Kopiergerät häufig oder intensiv genug verwenden, um große Schäden zu riskieren oder viel Toner zu durchlaufen, werden möglicherweise ein einfacher Kauf eines Basissystems günstiger. Für kleine Unternehmen mit einem begrenzten Budget können verschiedene Finanzierungsoptionen die Anfangskosten reduzieren, und es ist möglich, dass stark verbilligte Gebrauchtgeräte von anderen lokalen Unternehmen angeboten werden.

Workflow-Lösungen

Die billigsten Fax- und Kopiergeräte sind diejenigen, die Sie nicht kaufen. Stellen Sie vor dem Kauf oder Leasing einer Maschine sicher, dass Sie sie benötigen und ihre Funktionen nicht durch andere Geräte und Prozesse ersetzen können. Durch das Senden von PDF-Rechnungen und die digitale Kommunikation mit Ihren Kunden und Lieferanten kann beispielsweise ein Faxgerät völlig entfallen. Mit einem relativ kostengünstigen Scanner können Sie auch digitale Kopien von Dokumenten erstellen, sodass ein Drucker die Rolle eines Kopierers ersetzen kann. Berücksichtigen Sie sorgfältig die Kosten und Vorteile dieser Optionen. Berechnen Sie die Druckkosten pro Seite im Vergleich zum Kopieren (je nach Ausrüstung unterschiedlich), um die beste Option für Ihr kleines Unternehmen zu ermitteln.

Internet-Faxdienste

Bei Faxgeräten können Internetfaxdienste für bestimmte kleine Unternehmen eine bequeme und kostengünstige Option sein. Betreiber wie FaxZero, Nextiva, MyFax und eFax bieten Ihnen ein Konto und eine Faxnummer für den Faxempfang. Sie empfangen Faxe jedoch als digitales Dokumentformat. Sie können auch digitale Dokumente senden, die von einem Faxgerät auf der Empfangsseite gedruckt werden. Diese Services helfen Ihnen, die Kosten für den Kauf eines Faxgeräts und von Zubehör zu vermeiden. Grundlegende Servicepläne reichen von $ 14 bis $ 20 pro Monat.