Warum eine Bestandsaufnahme bestätigen?

Wenn Lieferanten Bestellungen an ihre Kunden senden (normalerweise Einzelhändler oder Händler), treten manchmal Fehler auf. In einigen Fällen ist das Produkt beschädigt, die Menge fehlt oder die erhaltenen Artikel stimmen nicht mit der Bestellung überein. Kunden müssen ihre eingehenden Lagerbestellungen ordnungsgemäß validieren, um diese möglicherweise kostspieligen Probleme zu vermeiden.

Bestandsaufnahme

Die Validierung der Bestandsbelege hängt von den Unternehmensrichtlinien ab. Die gründlichste und dennoch zeitaufwändigste Methode besteht darin, alle Felder zu öffnen, um den Inhalt zu überprüfen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, nach dem Zufallsprinzip Boxen aus der Sendung zu holen und diese zu überprüfen. Der Kunde kann auch den Lieferschein prüfen und mit der ursprünglichen Bestellung vergleichen, um zu sehen, ob die Bestellung abgeschlossen ist. Einige Einzelhändler verwenden einfach ein Barcodesystem, das jedes Inventarpaket anhand eines vom Hersteller oder Lieferanten bereitgestellten Etiketts validiert.

Vor der Bezahlung bestätigen

Es ist wichtig, die Bestandsbelege vor der Zahlung der Rechnungen an den Lieferanten zu validieren. Vor dem Senden eines Schecks oder einer Kreditkartenzahlung zur Deckung der Rechnung muss der Einzelhändler sicherstellen, dass Bestellung, Rechnung, Lieferscheine und tatsächliche Bestandsbelege übereinstimmen. Dieser Prozess ist für eine ordnungsgemäße Buchhaltung in Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die regelmäßig Inventar bestellen.

Rückbestellungen

Ein weiterer Grund, warum es für die Validierung von Bestandsquittungen wichtig ist, ist die Identifizierung von rückbestellten Artikeln. Eine rückwärtige Bestellbenachrichtigung in der Packliste zeigt an, dass der Lagerbestand fehlt und für einen längeren Zeitraum nicht verfügbar ist. Dies ist ein Problem, das zu Umsatzeinbußen und Betriebsunterbrechungen führen kann. Der Kunde muss unverzüglich Maßnahmen ergreifen, um das erforderliche Inventar zu erhalten, z. B. eine Bestellung bei einem anderen Lieferanten aufgeben oder eine Alternative suchen.

Bearbeitung von Rücksendungen

Der Kunde hat normalerweise ein kurzes Zeitfenster, um die Ware an den Lieferanten zurückzusenden. Wenn die Bestandsbelege sofort validiert werden, hat der Kunde Zeit, Fehler zu identifizieren, wie z. B. eine beschädigte oder fehlerhafte Produktcharge, und eine Rücksendung vor Ablauf der entsprechenden Frist abzuwickeln. Andernfalls muss der Kunde die defekten Artikel möglicherweise aufbewahren.

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