Was ist Xerox DocuShare?

Xerox DocuShare ist ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen jeder Größe. Das webbasierte System hilft Unternehmen, Dateien ohne komplizierte Software, Cloud-Speicher oder eine interne Website gemeinsam zu nutzen. Mit DocuShare können Sie direkt von Ihrer Festplatte aus teilen und jederzeit online darauf zugreifen. Die sichere Umgebung soll die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens fördern.

Dateien freigeben

Xerox DocuShare beschränkt nicht, welche Arten von Dateien ein Unternehmen freigibt. Der Zweck des Dienstes besteht darin, Benutzern zu helfen, Dateien jederzeit für andere Benutzer freizugeben. Dokumente und Bilder in Papierform können durch die Integration in Scan-Geräte problemlos freigegeben werden. Video-, Audio-, Textdokumente, ausführbare Dateien und andere Arten digitaler Medien können gemeinsam genutzt werden. Wenn der Dateityp in Ihrem Unternehmen unterstützt wird, wird er auch von DocuShare unterstützt.

Leistungen

Die webbasierte Software reduziert nachweislich die Suchzeit für Dokumente um bis zu 80 Prozent im Vergleich zu anderen Suchmethoden für Druck- und digitale Dokumente. Da sich alle Dokumente an einem Ort befinden, müssen die Mitarbeiter diesen Ort nur durchsuchen, um das zu finden, was sie benötigen.

Die zentrale Verwaltung gibt einem Unternehmen die vollständige Kontrolle darüber, welche Mitarbeiter und Gruppen auf bestimmte Dateien zugreifen können. Mit einer integrierten ausfallsicheren Notfallwiederherstellungsoption können Sie Daten schützen, selbst wenn wichtige Dateien gelöscht werden.

Xerox DocuShare reduziert die Betriebskosten und verbraucht weniger Papier und Energie. DocuShare wird als "grüne" Alternative angesehen. Die Benutzerfreundlichkeit und die einfache Integration in vorhandene Anwendungen erleichtern Unternehmen den schnellen Einstieg in das System, ohne dass zusätzliche Software auf Clientcomputern erforderlich ist.

Hauptmerkmale

Durch die Online-Freigabe von Inhalten können autorisierte Benutzer jederzeit und überall auf wichtige Dateien zugreifen. Außerdem können Mitarbeiter einfacher zusammenarbeiten, ohne dass Dateien hin und her geschickt werden müssen oder sich sogar am selben Ort befinden müssen.

DocuShare hilft bei der Automatisierung vieler geschäftlicher Aufgaben wie Vertragsverwaltung und Kreditorenbuchhaltung. Die Bearbeitungszeit für Aufgaben wird drastisch reduziert, was sowohl die Genauigkeit als auch die Effizienz verbessert. Unternehmen können zudem jederzeit einen klaren Prüfpfad aufzeigen, um die geltenden Compliance-Richtlinien einzuhalten.

Die Intelligent Capture-Funktion automatisiert den Papier-Digital-Konvertierungsprozess. Es verbessert die allgemeine Suchgenauigkeit mit erweiterten Metadaten- und Indizierungsfunktionen.

Systemanforderungen und -versionen

DocuShare und DocuShare Education erfordern Windows 2003 Server R2 oder SP2 64-Bit, Windows 2008 Server R2 oder SP2 64-Bit oder Red Hat Enterprise Linux 64-Bit. VMware ESX Server muss ebenfalls installiert sein. Für den webbasierten Zugriff ist einer der folgenden Webserver erforderlich: IIS 6 für Windows 2003, IIS 7 oder 7.5 für Windows 2008, SunONE / Sun Java System Web Server 6.1 (nur Schulungsversion) oder Apache Web Server 2.2.9. Sie benötigen außerdem eine unterstützte Datenbank, die IBM DB2 9.5, Microsoft SQL Server 2005 oder 2008, Oracle 10.2 oder 11.2 oder PostgreSQL 8.4.4 enthält. Microsoft Active Directory oder Sun Java Directory Server ist ebenfalls erforderlich. Die Education-Version unterstützt die Sun SPARC-Plattform.

DocuShare Express erfordert nur die grundlegenden Systemanforderungen, z. B. Windows 2003 Server oder Windows 2008 Server. Es werden sowohl 32-Bit- als auch 64-Bit-Versionen unterstützt. Der Dienst erfordert mindestens 3 GB RAM, 20 GB freien Festplattenspeicher und mindestens einen 3, 0 GHz Intel Pentium 4- oder AMD Athlon MP-Prozessor.

Die Systemanforderungen von DocuShare Enterprise ähneln denen von DocuShare. Sie benötigen jedoch 8 GB RAM und 40 GB freien Festplattenspeicher. Unabhängig von der von Ihnen verwendeten Produktedition benötigen Sie für den Web-Client mindestens Internet Explorer 6, Firefox 3.5 oder Apple Safari 4.0.

Produkte

DocuShare funktioniert mit den meisten Xerox-Produkten. Es werden Multifuction-Produkte, Drucker und Produktionsdrucker sowie Kopierer unterstützt. WorkCentre-Produkte sind am kompatibelsten, einige Drucker und Kopierer von ColorQube, Phaser und Xerox sind jedoch auch kompatibel.