Was ist ein Ausgabenzyklus?

Der Ausgabezyklus folgt einem Kauf von der Kaufentscheidung bis zur Abschlusszahlung. Käufer nutzen den Ausgabezyklus bei jedem Einkauf: Sie beschließen, dass sie ein Produkt kaufen und Preise und Lieferanten vergleichen müssen. Als Nächstes kaufen sie ein und wählen eine Zahlungsmethode. Der Ausgabezyklus eines Unternehmens umfasst normalerweise mehrere Schritte und umfasst eine Reihe von Mitarbeitern und Abteilungen.

Kaufentscheidungen

Unternehmen benötigen Materialien und Vorräte, um Waren und Dienstleistungen zu produzieren. Ein einzelner Anforderer oder Unternehmensagent recherchiert Produkte, vergleicht Preise und ermittelt das richtige Produkt oder die richtige Dienstleistung. In einem kleinen Unternehmen kann der Geschäftsinhaber diese Entscheidung treffen. Einige große Unternehmen verfügen über Computersysteme der Einkaufsabteilung, die bei Bedarf Materialeinkäufe anfordern. Der einzelne Anforderer oder Unternehmensagent kann eine interne Bestellung zur Genehmigung ausfüllen.

Material bestellen

Die Preisfindung von Waren und Dienstleistungen ist der nächste Schritt im Zyklus. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Lieferzeiten und Rückgaberichtlinien sind weitere Faktoren, die eine Bestellung beeinflussen. Der Unternehmensvertreter gibt die Bestellung beim Lieferanten ab, füllt die erforderlichen Unterlagen aus oder erledigt die Bestellung online. Unternehmen können ein manuelles oder ein Computer-Tracking-System verwenden, um einen Kauf von der Bestellung bis zur Auslieferung zu verfolgen.

Material erhalten

Nachdem das Unternehmen die bestellten Materialien erhalten hat, überprüft der Einkäufer die Rechnungen oder Lieferscheine auf Richtigkeit. Er stellt fest, dass Unstimmigkeiten bestehen und befolgt die Verfahren des Unternehmens, um beschädigte oder fehlerhaft erhaltene Produkte zu verarbeiten. Er dokumentiert Unstimmigkeiten bei Gutschriften und Rücksendungen. Der empfangende Sachbearbeiter sendet eine Empfangsbestätigung und andere Unterlagen an das Buchhaltungspersonal und andere am Prozess beteiligte Personen.

Inventar und Lagerung

Nach Erhalt werden die Materialien ordnungsgemäß inventarisiert. Je nach Artikel und Bedarf können die Materialien sofort an den anfordernden Agenten gesendet oder in der Produktion verwendet werden. Überschüssiges Material kann vor Ort gelagert oder in ein Lagerhaus geliefert werden. Materialien müssen ordnungsgemäß gelagert und gesichert werden, um einen Verlust oder eine Verschlechterung zu vermeiden.

Zahlung

Ein Unternehmen schließt den Ausgabenzyklus ab, indem es die Materialien bezahlt. Es kann mit Bargeld, Scheck, Kreditkarte, Banküberweisung oder Kreditlinie bezahlt werden. Zahlungen können Gutschriften für beschädigtes Material und unvollständige Bestellungen oder Skonti für vorzeitige Zahlung umfassen.