Was schreiben Sie in einer professionellen E-Mail, wenn Sie eine Datei anhängen?

Die Fähigkeit, Informationen schnell zu senden, wird in der Fachwelt geschätzt. Als Nachrichtenformat eignet sich E-Mail am besten für Kurznachrichten. Es kann auch einen Anhang oder eine separate Datei mit Informationen und Formatierungen bereitstellen, die in eine normale E-Mail-Nachricht nur schwer aufgenommen werden können. Eine professionelle E-Mail sollte alle in der E-Mail enthaltenen Anhänge bestätigen, um deren Wichtigkeit anzuzeigen und den Empfängern zu versichern, dass die Dateien sicher sind.

Betreff

Eine leere oder vage Betreffzeile in einer professionellen E-Mail kann dazu führen, dass ein Empfänger die Nachricht übersieht, ohne zu wissen, dass er einen wichtigen Anhang enthält. Eine effektive Betreffzeile für eine professionelle E-Mail identifiziert den Inhalt der E-Mail in etwa 10 Wörtern oder weniger. Wenn Sie beispielsweise einen Leitfaden zu neuen Arbeitsabläufen an Mitarbeiter senden, könnte die Betreffzeile "Wichtig: Neuer Arbeitsleitfaden angehängt" lauten. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Kontakt möglicherweise nicht mit Ihrer E-Mail-Adresse vertraut ist und er die Identität des Absenders in Frage stellt.

Zusammenfassung

Der Hauptteil einer professionellen E-Mail, die einen Anhang enthält, sollte auch eine Zusammenfassung enthalten, die den Inhalt des Anhangs beschreibt. Diese Zusammenfassung sollte auch beschreiben, warum Sie den Anhang senden. Wenn Sie erwähnen, dass der Anhang alle untergeordneten Mitarbeiter in Bezug auf neue Arbeitsabläufe auf dieselbe Seite setzen soll, sollte dies die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Anhang geöffnet und die Datei gelesen wird. Wenn es sich bei dem Anhang nur um ein kurzes Memo handelt, ist es möglicherweise einfacher, die Datei im Text der E-Mail zusammenzufassen, als einen Anhang zu verwenden.

Dateiformat

Stellen Sie sicher, dass Sie Anhänge in Formaten senden, die von allen Empfängern empfangen und geöffnet werden können. Handelt es sich bei Ihrer angehängten Datei beispielsweise um eine DOCX-Datei, kann diese nur von Microsoft Word 2007 geöffnet werden. Dies ist besonders wichtig für eine professionelle E-Mail, die möglicherweise auf einem Heimcomputer geöffnet wird, auf dem die erforderliche Software nicht vorhanden ist. Geben Sie in Ihrer E-Mail den Namen des Programms an, das zum Öffnen der Dateianlage verwendet werden muss.

Weitere professionelle E-Mail-Tipps

Kürze ist beim Schreiben von E-Mails sehr wichtig, insbesondere wenn Sie eine professionelle E-Mail erstellen. Halten Sie den Hauptteil Ihrer E-Mail unter vier oder fünf Absätzen, einschließlich einer Zusammenfassung einer angehängten Datei. Während die Aufmerksamkeit auf Rechtschreibung und Grammatik immer wichtig ist, ist es für eine professionelle E-Mail von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine richtige Anrede verwenden, wie z. B. "Sehr geehrter Herr" oder "An wen es sich interessiert". Halten Sie sich von stilisierten Schriftarten oder großen Schriftarten fern, die Ihre E-Mails eher lässig als professionell wirken lassen.