Welche Pflichten hat der Archivar einer Organisation?

Unabhängig von der Industrie müssen Organisationen aller Größen unterschiedliche Dokumente führen. Mitarbeiterakten und Finanzberichte wie Steuerformulare müssen aufbewahrt werden, damit die Firma die örtlichen und bundesstaatlichen Gesetze einhält. Kundenkontakt- und Kaufinformationen sollten gepflegt werden, um einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten. Darüber hinaus sollten Entwicklungsstudien und Dokumentation früherer Erfolge aufgezeichnet werden, damit ein Unternehmen auf dem Erbe aufbauen kann, das es geschaffen hat. Ein Archivar, auch Bibliothekar genannt, ist die Person, die für das Erstellen und Verwalten dieser elektronischen und gedruckten Dokumente verantwortlich ist.

Dokumentenspeicher

Jede Organisation hat ihre eigene Art, Datensätze zu speichern. Viele Organisationen streben danach, papierlos zu werden. In diesen Umgebungen scannt ein Archivar alle physischen Dokumente und konvertiert sie in Computerdateien. Diese Dateien werden dann auf Festplatten, Festplatten oder CD-ROMs gespeichert. Andere Unternehmen verzichten auf alle elektronischen Aufzeichnungsmethoden und entscheiden, alle Papieraufzeichnungen in Aktenschränken und Schubladen aufzubewahren. Wenn eine Organisation dieses System bevorzugt, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Archivar die Dienste einer externen Dateispeichereinrichtung in Anspruch nimmt, um Dateien zur sicheren Aufbewahrung zu speichern. Unabhängig von der von der Organisation bevorzugten Methode muss ein Archivar den Ort jedes gespeicherten Dokuments sorgfältig dokumentieren, sodass bei Bedarf darauf zugegriffen werden kann.

Zugriff auf Datensätze

Eine der größten Aufgaben, die einem Archivar einer Organisation übertragen wird, ist möglicherweise die Überwachung des Zugriffs auf seine Unterlagen. In den meisten Fällen gibt es spezielle Regelungen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Auf viele Elemente in der Sammlung einer öffentlichen Bibliothek kann beispielsweise von jedem, der sie anfordert, zugegriffen werden. Innerhalb einer Regierungsbehörde kann der Zugang jedoch auf diejenigen beschränkt sein, die eine bestimmte Sicherheitsfreigabe besitzen. Für einen Archivar ist es wichtig, die Richtlinien seines Arbeitgebers in dieser Angelegenheit genau zu verstehen und vollständig einzuhalten.

Pädagogische Pflichten

Abhängig von der Art der Organisation, für die er arbeitet, kann ein Archivar als Erzieher für die internen und externen Gemeinschaften dienen. Zum Beispiel kann ein Archivar innerhalb eines Museums Vorträge halten und Bildungsressourcen wie Broschüren und Flugblätter erstellen, die den Besuchern die Art des Archivs erklären. Ebenso kann ein Archivar in einem gewinnorientierten Unternehmen neuen Mitarbeitern, die sich in einem Unternehmensorientierungsprozess befinden, Informationen über die Geschichte und Kultur des Unternehmens präsentieren. Darüber hinaus kann er als Sachverständiger in den Medien tätig sein und die angeforderten Informationen zu Dokumenten im Archiv der Firma bereitstellen.