Möglichkeiten zur Aufbewahrung vertraulicher Informationen an der Rezeption

Vertrauliche mündliche und schriftliche Informationen werden häufig durch Empfangsbereiche geleitet. Viele Unternehmer haben jedoch keinen ausreichenden Schutz, um zu verhindern, dass vertrauliche Daten in die falschen Hände geraten. Unabhängig von der Art der Informationen - ob es sich um Kundennamen, Angaben zu Patientenverordnungen oder Diagnosetests, um kommende Geschäftsprojekte oder um rechtliche Angelegenheiten handelt - die Sicherheit der Informationen erfordert angemessene Sicherheitsvorkehrungen.

Erstellen Sie einen Datenschutz-Grundriss

Sie können Informationen sicher aufbewahren, indem Sie das Layout des Empfangsbereichs so anordnen, dass es für wartende Kunden oder Anbieter schwieriger ist, vertrauliche Dokumente zu sehen oder vertrauliche Informationen von Telefongesprächen oder persönlichen Gesprächen zu hören. Sie können z. B. die Empfangs- und Wartebereiche in zwei separaten Räumen aufstellen oder - bei offenem Grundriss - undurchsichtige, schalldämmende Akustikwandelemente zwischen den Bereichen installieren. Bei beiden Arrangements können Wandpaneele verschiedene Bereiche der Rezeption trennen, z. B. Check-in, Check-out und Beratung in einigen Arztpraxen.

Rezeptionsverfahren einrichten

Ein geändertes Layout kann nicht verhindern, dass alle Mitarbeiter und Besucher, die nicht an der Rezeption arbeiten, an der Rezeption Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten. Die Festlegung klarer Regeln und Verfahren für die Befolgung der Mitarbeiter wird hilfreich sein. Sie können beispielsweise verlangen, dass sich nur Mitarbeiter der Rezeption hinter dem Schreibtisch befinden. Es kann auch erforderlich sein, dass das Personal an der Rezeption vertrauliche Unterlagen vertuscht, wenn sich jemand dem Schreibtisch nähert, oder Computer abmeldet und vertrauliche Unterlagen bei jedem Verlassen ihrer Arbeitsplätze aus irgendeinem Grund wegsperrt.

Schulung der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit

Es ist auch wichtig, dass alle Ihre Mitarbeiter und die Öffentlichkeit Ihre Regeln verstehen und befolgen. Die Schulung des Personals kann Vertraulichkeits- und Datenschutzschulungen, ein Buch über Regeln und Verfahren für die Rezeption zum Nachschlagen sowie Schilder oder Poster umfassen, die die Mitarbeiter an ihre Verantwortung für den Schutz vertraulicher Informationen erinnern. Die öffentliche Aufklärung könnte das Versenden einschlägiger Informationen per Post und E-Mail an wiederkehrende Besucher wie Stammkunden, Patienten oder Verkäufer umfassen. Außerdem können Sie in der Nähe der Rezeption und um den Wartebereich Besucherschilder installieren, die die Regeln und Ihre Erwartungen klar beschreiben.

Dinge, an die man denken muss

Wenn es in Ihrem Unternehmen um eine Gesundheitsfürsorge geht, müssen Sie sicherstellen, dass alle Änderungen, die zum Schutz vertraulicher Informationen an der Rezeption vorgenommen wurden, den durch das Gesetz zum Schutz der Privatsphäre und zur Rechenschaftspflicht festgelegten Bestimmungen entsprechen. Einige Angestellte an der Rezeption geben unwissentlich vertrauliche Informationen am Telefon oder in öffentlichen Bereichen preis. Betonen Sie mit Ihren Mitarbeitern, dass sie vertrauliche Informationen mit niemandem außer der Person oder den Personen besprechen dürfen, die dazu berechtigt sind. Sie sollten auch warten, bis sich die Besucher vom Empfangsbereich entfernt haben, bevor sie vertrauliche Informationen besprechen.