W-2s für Mitarbeiter und Einzelunternehmen

Ein W-2-Formular ist ein Dokument, das alle Arbeitgeber zu Beginn eines Kalenderjahres für die Mitarbeiter vorbereiten müssen, mit Informationen zu den Einkünften und einbehaltenen Steuern aus dem Vorjahr. Einzelunternehmen sind wie alle anderen Unternehmen dazu verpflichtet, W-2-Formulare rechtzeitig zu erstellen und zu verteilen. Da die Inhaberin eines Einzelunternehmens technisch nicht Mitarbeiter des Unternehmens ist, muss sie kein W-2-Formular für sich erstellen.

W2-Informationen

Jedes W-2-Formular sollte den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters sowie seine Sozialversicherungsnummer enthalten. Darüber hinaus sollten Sie in den W-2-Formularen das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers während des betreffenden Kalenderjahres sowie die Beträge aufführen, die Sie für die Einkommens-, Sozialversicherungs- und Arzneimittelsteuer einbehalten haben. Obwohl Sie verpflichtet sind, Arbeitgeberbeiträge für die Sozialversicherung und Medicare zu leisten, sollten diese Arbeitgeberbeiträge im Abschnitt "Betriebskosten" Ihres Einkommensteuerformulars gesondert ausgewiesen werden, und nicht auf den W-2-Formularen Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus enthalten W-2-Formulare Leerzeichen für staatliche Arbeitgeberidentifikationsnummern sowie für einbehaltene und bezahlte Beträge für staatliche Steuern.

W-2 Anforderungen

Sie müssen für jeden Ihrer Mitarbeiter bis zum 31. Januar des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem er den auf dem Formular angegebenen Lohn verdient, ein W-2-Formular vorlegen. Sie müssen außerdem Arbeitgeber-Kopien jedes W-2-Formulars eines Mitarbeiters ausfüllen und einreichen sowie ein W-3-Masterformular, das W-2-Informationen für alle Ihre Mitarbeiter enthält. Diese Arbeitgeberabteilungen sind am letzten Tag des Monats Februar fällig, wenn Sie sie per Post einreichen, oder am letzten Tag des Monats März, wenn Sie sie elektronisch einreichen.

Löhne vs. Gewinn

Wenn Sie Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen strukturieren, müssen Sie für den Gewinn, den Ihr Unternehmen erwirtschaftet, Steuern zahlen, und nicht den Betrag, den Sie wöchentlich oder monatlich als Lohn oder Gehalt aus Ihrem Unternehmen beziehen. Ihr Geschäftsgewinn ist der verbleibende Betrag, nachdem Sie alle Kosten abgezogen haben, die der Internal Revenue Service für Ihr Unternehmen geltend macht, von den Einnahmen, die Ihr Unternehmen durch den Verkauf seiner Produkte und Dienstleistungen erzielt.

Einzelunternehmensteuer

Sie müssen zwar kein W-2-Formular ausfüllen, wenn Ihr Unternehmen eine Einzelunternehmung ist, Sie müssen jedoch noch bis zum 15. April ein Einkommensteuerformular für das vorangegangene Kalenderjahr einreichen. Im Abschnitt "Schedule C" dieses Formulars werden Sie nach Informationen gefragt, mit denen Sie die zu versteuernden Einkünfte Ihres Unternehmens berechnen können.