Arten der Organisationsstruktur in der Büroverwaltung

Verschiedene kleine Unternehmen verwenden unterschiedliche Organisationsstrukturen, um Office-Verwaltungsfunktionen auszuführen, die häufig auf der Präferenz des Eigentümers basieren. Einige Geschäftsinhaber übernehmen alle ausführenden Funktionen. Für ein kleines Unternehmen mit mehreren Eigentümern können die Verantwortlichkeiten des Büros nach Fachwissen oder Funktionsbereich aufgeteilt werden. Unabhängig davon, wie Sie sich für die Organisation Ihres Büros entscheiden, ist es wichtig, dass Sie Stellenbeschreibungen geschrieben haben, damit die Mitarbeiter wissen, was von jedem Mitarbeiter erwartet wird und wer die Entscheidungen mitentscheidet.

Organisatorische Struktur

Eine Organisationsstruktur ist eine Gruppe von Mitarbeitern eines Unternehmens, in der die Funktionen der einzelnen Arbeitnehmer (übergeordnet und nachgeordnet) definiert sind. Ein Organigramm beginnt mit der Auflistung des Chief Executive Officer an der Spitze und dann aller Personen unter ihm nach Namen und Titel. Ein CEO kann mehrere leitende Angestellte haben, die direkt unter ihm in der Tabelle angezeigt werden und durch direkte Linien verbunden sind. Zu diesen Mitarbeitern zählen der Finanzvorstand, der Marketingdirektor und der Chief Operating Officer. Während alle Mitarbeiter des Unternehmens unter dem CEO arbeiten, verbindet ein Organigramm jeden Mitarbeiter nur mit seinen direkten Berichten. Unter dem Finanzvorstand kann beispielsweise der Personalchef und das Buchhaltungspersonal dargestellt werden. In Abteilungen, in denen mehrere Mitarbeiter dieselbe Funktion ausführen, z. B. Vertrieb oder Fertigung, werden die Mitarbeiter nach Titel oder Funktion und nicht nach Namen aufgeführt.

Eben

Ein sehr kleines Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern kann eine flache Organisationsstruktur verwenden, bei der alle Managementfunktionen direkt an den Eigentümer gemeldet werden. Ein Beispiel wäre ein Restaurant, in dem der Chef, der Leiter des Speisesaals, der Buchhalter und der Barkeeper direkt dem Eigentümer Bericht erstatten. Obwohl der Restaurantmanager über das Kellnerpersonal verfügt und der Koch andere Köche leitet, hat der Inhaber oft direkten Kontakt mit jedem Mitarbeiter.

Abteilung

Einige Unternehmen organisieren ihre Büros nach Abteilungen oder Funktionen, und jeder Abteilungsleiter kann direkt dem Eigentümer des Unternehmens Bericht erstatten. Abteilungen können Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Personalwesen, IT und Produktion umfassen. Eine Struktur wie diese verfügt möglicherweise nicht über eine Verwaltungsebene wie COO und CFO zwischen dem Inhaber und den Abteilungsleitern. In kleinen Unternehmen mit mehreren Eigentümern teilen die Eigentümer diese Aufgaben häufig nach ihren jeweiligen Fachgebieten auf.

Geografisch

Wenn ein Unternehmen mehrere Standorte hat, kann der Eigentümer beschließen, aus jeder Einheit ein freistehendes Unternehmen zu machen, in dem einige Dienstleistungen und Kosten mit dem Unternehmen geteilt werden. Jede Einheit kann für ihre eigenen Einstellungen und Abgaben, Buchhaltung, Wartung und andere Funktionen verantwortlich sein. Die Einheiten teilen sich möglicherweise einige Kosten, z. B. Marketing und Einkauf, oder sie teilen sich Mitarbeiter, beispielsweise einen Buchhalter, der die Bücher für jede Einheit erstellt.

Produkt

Wenn ein Unternehmen über mehrere Produkte oder Dienstleistungen verfügt, ist das Büro möglicherweise auf diese Weise organisiert. In einer Freizeiteinrichtung können zum Beispiel große Tennis-, Schwimm- und Golfprogramme angeboten werden, sodass das Büro in diese drei Bereiche unterteilt werden kann. Jede Abteilung ist für einen Teil ihrer Verwaltung verantwortlich, z. B. für Personal und Marketing. Sie teilt sich jedoch auch andere Funktionen, z. B. Buchhaltung und Anlagenwartung. Ein Schuhhersteller verfügt möglicherweise über eine separate Büroverwaltung für Frauen-, Männer- und Kinderabteilungen. Eine Anwaltskanzlei kann nach Praxisbereich unterteilt werden, wobei jede Abteilung von einem Direktor geleitet wird, der im Organisationsplan des Unternehmens die gleiche Stellung einnimmt.