Arten von Management-Software zur Koordination vieler Personen in einem einzelnen Projekt

Ein einzelnes Projekt kann Hunderte von Aufgaben darstellen. Die Verwaltung all dieser Aufgaben bis zum Abschluss erfordert eine sorgfältige Abstimmung der Zeitpläne und Ressourcen. Projektmanagement-Software bietet die Werkzeuge, die zum erfolgreichen Navigieren durch diese Koordination erforderlich sind. Zu den verfügbaren Softwareoptionen gehören Computer-, Server- und Internet-basierte Anwendungen. Die Auswahl der besten Option für ein bestimmtes Projekt hängt nicht nur von den Anforderungen des Projekts ab, sondern auch von der Anzahl der Projekte und Projektmanager oder PMs am Arbeitsplatz, die von der Nutzung der Anwendung profitieren würden.

Software-Funktionen

Die meisten Projektmanager verlassen sich auf Software, die mindestens Gantt-Diagrammfunktionen bereitstellen kann. Balkendiagramme verknüpfen Koordinationsdetails wie Meilensteine, Aufgaben und Ressourcen. Die Kalenderansicht bietet einen schnellen Überblick über die Dauer jeder Aufgabe in Tagen, Wochen oder Monaten und zeigt den Status basierend auf dem Prozentsatz an, der abgeschlossen ist. Der PM kann feststellen, ob Ressourcen überlastet sind, Aufgaben überlappen oder andere Probleme bestehen, die ein Risiko für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts darstellen können. Microsoft Project ist die bekannteste Projektverwaltungssoftware. Gantt-Diagrammfunktionen sind auch in anderen Microsoft-Anwendungen wie Excel und Visio vorhanden. Microsoft Project enthält jedoch weitere Funktionen, z. B. die Synchronisierung mit Outlook und SharePoint zur Terminverfolgung und Dateifreigabe.

Desktop-Software

Professionelle Projektverwaltungssoftware wie Microsoft Project kann direkt auf dem Computer eines PM installiert werden. Normalerweise wird die Software vom Arbeitgeber des PM gekauft und für die Nutzung durch jeden Mitarbeiter lizenziert. Dieser Ansatz kann verwendet werden, wenn eine große Anzahl von Personen in einem einzigen Projekt koordiniert wird. Basierend auf der Art des Projekts und der Anzahl der Mitarbeiter, die möglicherweise Projektpläne anzeigen müssen, kann der Projektzeitplan auf einem Dokumentverwaltungsserver zum Zugriff und zur Überprüfung von Teammitgliedern bereitgestellt werden. Bei Verwendung dieses Ansatzes kann ein einzelner PM den Projektzeitplan verwalten, während das Dokumentverwaltungssystem den Mitgliedern des Projektteams einen Überblick über ihre Arbeitsaufgaben, Aufgaben und Fälligkeitstermine gibt.

Quelloffene Software

Open-Source-Software bietet PMs mit knappen Budgets eine kostenlose Lösung für die Verwendung von Projektverwaltungssoftware. Open Source-Software wird von Entwicklern aus der ganzen Welt erstellt. PMs können Open Source-Websites besuchen, um die Software direkt herunterzuladen. Während Open Source-Software kostenlos ist, sollte ein Unternehmen, das diese Option in Betracht zieht, die Art des Projekts berücksichtigen und die Software dahingehend prüfen, ob sie die Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz erfüllt. Wenn die Software über einen längeren Zeitraum verwendet wird, ist es wichtig, Sicherheitspatches zu überprüfen, um die Compliance-Anforderungen der Informationstechnologie zu erfüllen. Derzeit verfügbare Open Source-Optionen für PMs sind unter anderem ProjectPier, TaskJuggler und Todoyu.

Software als Dienstleistung

Eine alternative Option zum Herunterladen von Projektmanagementsoftware umfasst die Verwendung von Online-Anwendungen über ein Software-as-a-Service- oder SAAS-Modell. Die SAAS-Software wird auf Abonnementbasis verwendet und kann vom Netzwerk des Softwareunternehmens aus aufgerufen werden. Ein PM hat die Option, monatlich oder jährlich zu abonnieren. Dieser Ansatz ermöglicht es dem PM, eine feste monatliche Abonnementgebühr zu zahlen, ohne dass ein Vertrag erforderlich ist. Microsoft bietet diese Option für seine Microsoft Project-Software an. Die Work Management-Lösungen von Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle und Clarizen bieten auch SAAS-Projektmanagementanwendungen.

Serverbasierte Lösungen

Serverbasierte Softwarelösungen bieten eine weitere Alternative zum direkten Herunterladen von Desktopsoftware. Serverbasierte Lösungen befinden sich im Computerraum Ihres Arbeitsplatzes und werden von der Abteilung für Informationstechnologie verwaltet. In einer Situation, in der mehrere nicht zusammenhängende Projekte vorhanden sind, ermöglicht dieser Ansatz jedem Projektmanager die Verwaltung von Projektzeitplänen, Zeitplänen und Ressourcenzuweisungen, ohne dass dazu auch die Software verwaltet werden muss. Durch die zentrale Installation der Software wird sichergestellt, dass der Server, auf dem die Software installiert ist, die Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz erfüllt. Anbieter, die serverbasierte Anwendungen für das Projektmanagement bereitstellen, umfassen Project Server 2013 von Microsoft und Oracle Primavera.