Ist die elektronische Signatur eine gute oder eine schlechte Idee?

Elektronische Signaturen, auch E-Signaturen und digitale Signaturen genannt, sind eine Möglichkeit, Ihre Identität in einer elektronischen Datei wie einem Verkaufsvertrag zu überprüfen. Sie arbeiten mit Verschlüsselungstechnologien, sodass Sie als einzige Person Ihre eindeutige Verschlüsselung für jede elektronische Datei verwenden können. Einige haben die Technologie angenommen, während andere skeptisch bleiben. Wie alle technologischen Fortschritte haben auch elektronische Signaturen einen messbaren Nutzen sowie Kosten und Risiken. Sie sind eine gute Idee, aber nicht für jedermann.

Digitale Authentizität

Der Hauptvorteil elektronischer Signaturen ist Authentizität. Es ist nicht erforderlich, Dateien zu drucken, zu unterschreiben, zu kopieren, zu scannen, per Fax oder per E-Mail zu senden, um zu beweisen, dass Sie derjenige sind, von dem Sie sagen, dass Sie ihn sind. Sie müssen sich auch keine Sorgen machen, wenn sich jemand in Ihr E-Mail-Konto einfügt. Elektronische Signaturen verhindern, dass Betrüger falsche Informationen senden oder Dateien manipulieren, wodurch die Integrität elektronischer Dokumente erhalten bleibt.

Ausbau des Internet Commerce

Dank digitaler Signaturen können Menschen mehr Geschäftstransaktionen online abwickeln. Seit der Verabschiedung des Bundesgesetzes für elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handelsgesetz im Jahr 2000 sind digitale Signaturen ebenso rechtlich bindend wie Tintenunterschriften in den Vereinigten Staaten. Mit ihnen können Sie wichtige Artikel wie Häuser oder Fahrzeuge sicher kaufen und den Online-Handel auf vielfältige Weise erweitern.

Ersparnisse

Bei elektronischen Unterschriften besteht ein geringerer Bedarf an Papier, Tinte und Porto. Viele Unternehmen und Organisationen speichern Datensätze elektronisch und reduzieren so den Speicherplatzbedarf. Das elektronische Signieren und Archivieren spart außerdem Zeit, da weniger Fahrten zum Drucker, zum Postfach und zur Speicherdatei erforderlich sind. Es ist auch einfacher, signierte Dokumente zu verteilen, da sie an mehrere Empfänger gesendet werden können. Diese Vorteile sparen Geld und verbessern die Effizienz in Branchen, die stark auf Rekorde angewiesen sind, wie Gesundheitswesen und Behörden.

Sicherheit

Elektronische Signaturen sind im Allgemeinen sicherer als Tintensignaturen. Um Ihre elektronische Signatur zu fälschen, muss jemand über Ihren Computer und das Kennwort Ihres Signaturzertifikats verfügen. Technologie oder einfach gutes Kopieren von Hand erleichtern das Fälschen einer Tintenunterschrift. Dennoch ist man bei elektronischen Dokumentenfälschungen vorsichtig, denn man kann die Authentizität eines physischen Zeugen einer Unterschrift nicht durch einen Stift ersetzen.

Risiken

Es gibt zwar messbare Vorteile, aber es besteht auch ein Risiko, wenn Sie oder Ihre Organisation elektronische Dateien und Signaturen falsch handhaben. Wenn Sie versehentlich elektronische Dateien löschen oder falsch platzieren oder nicht ordnungsgemäß verschlüsseln, können finanzielle Verluste, Image- und Shareholder-Value-Schäden, der Verlust geistigen Eigentums, eine Störung des Geschäftsflusses und eine erhöhte Haftung die Folge sein.

Kosten

Ein Nachteil bei elektronischen Signaturen ist der Preis. Sie benötigen Verifizierungssoftware und Signaturzertifikate von Zertifizierungsstellen, um eine Datei mit Ihrer digitalen Signatur zu verschlüsseln. Die Kosten variieren je nach Art der zu verschlüsselnden Dateien. Verschlüsselungsdienste werden pro Monat oder pro Dokument berechnet. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise Mitarbeiter, Kunden und andere Benutzer im richtigen Umgang mit elektronischen Signaturen schulen. Ob dies alles wert ist oder nicht, hängt davon ab, wie viel Geld Sie bei anderen Kosten wie Drucken und Speichern von Dateien sparen. Wenn Sie trotzdem alle Ihre Dokumente in Papierform anfertigen, lohnt sich die Investition möglicherweise nicht.