Wie schreibe ich ein Memo, das die Moral erhöht, wenn es sich auf die Sicherheit bezieht?

Ein Memo über Sicherheitsrisiken zu schreiben, ist nicht die fröhlichste Handlung eines Managermanagers, zum Teil weil es sich um ein Problem handelt, das Angestellte unter den Angestellten stört. Eine Kommunikation über Sicherheit kann jedoch auch als moralische Maßnahme dienen. Indem Sie das Wissen über das Problem klar anzeigen, können Sie jedem versichern, dass Sie effektiv damit umgehen.

Detaillieren Sie Ihre Zielgruppe

Ein Memo beginnt mit einer Erklärung, bei wem es beantragt wird. Obwohl das Publikum in der Zeile „An:“ im Kopf des Verfassers offensichtlich ist, weiß der Empfänger möglicherweise nicht, ob er als Einzelperson anvisiert wird, ob die Mitteilung nur für seine Gruppe gilt oder ob es sich um ein unternehmensweites Schreiben handelt. Während einige Sicherheitsnotizen ein breites Netz werfen, sollten andere eng auf anwendbare Gruppen ausgerichtet sein, um unnötige Besorgnis unter den nicht betroffenen Mitarbeitern zu vermeiden. Folgen Sie der Adresse mit einer "Von" -Zeile, die Sie als Autor des Memos identifiziert, und fassen Sie in wenigen Worten den Fokus des Memos in der "Betreff" -Zeile zusammen.

Klar sein

Memos sind kurz, also tanzen Sie nicht um das Thema, über das Sie schreiben. Kommunizieren Sie Ihre Anliegen klar und prägnant. Lassen Sie alle wissen, was das Problem ist und warum es ein Bereich ist, der Aufmerksamkeit erfordert. Unabhängig davon, ob die Gesundheit von Arbeitern oder Kunden gefährdet ist oder eine umfassendere rechtliche Haftung besteht, wird durch die Vermittlung der Ernsthaftigkeit des Problems die moralische Bedrängnis der Unsicherheit vermieden, die ein Memo begleiten könnte, das kein Fachwissen vermittelt.

Lösungen anbieten

Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie Sie das Problem lösen möchten. Dies ist möglicherweise der kritischste Bereich für die Aufrechterhaltung der Mitarbeitermoral, da sie wissen, warum sie sich darauf verlassen sollten, dass Sie die Sicherheitsbedenken angehen können. Seien Sie so transparent wie möglich über die geplanten oder laufenden Schritte zur Minderung der Risiken für die Mitarbeiter und Kunden und darüber, wer für die Durchführung des Plans verantwortlich ist. Wenn Sie den Arbeitnehmern mitteilen, dass Sie das Problem verstehen, und sich darum kümmern, können Sie sicher sein, dass sie bei der Arbeit sicher bleiben.

Arbeiter einbeziehen

Die Moral Ihrer Mitarbeiter kann gesteigert werden, wenn sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Wenn das Sicherheitsproblem z. B. den unbefugten Zugang zum Arbeitsplatz betrifft, erläutern Sie die Schritte, die im Falle eines Eindringens unternommen werden sollten. Wenn das Ziel die Aufrechterhaltung eines sicheren gemeinsamen Arbeitsbereichs ist, bitten Sie sie, sicherzustellen, dass gefährliche Objekte sowohl am Anfang als auch am Ende ihrer Schicht abgelegt werden. Wenn Sie wissen, was sie tun können, erhalten Sie eine positive Rolle.

Geben Sie Kontaktinformationen an

In dem Memo sollte detailliert beschrieben werden, wer für die Überwachung des Sicherheitsproblems zuständig ist und wo die Mitarbeiter ihre Fragen beantworten können. Eine Anlaufstelle vermittelt jemandem, der befugt ist, und gibt ihnen einen Platz, wenn Unklarheiten bestehen. Dies verhindert, dass die Gerüchteküche auch zum Antwortzentrum wird. Wenn Sie wissen, mit wem Sie sprechen sollten, wenn Sicherheitsprobleme auftauchen, können potenziell schwierige Situationen schnell gelöst werden, sodass die Moral nicht beeinträchtigt wird.