So schreiben Sie eine RFP für Marketingmaterialien

Jedes Unternehmen verfügt über Marketingmaterialien, sei es eine Zusammenstellung von Verkaufsblättern für Ihr Verkaufsteam oder Produktbroschüren für Ihre Kunden. Während Marketingunterlagen Ihre Website enthalten, beziehen sich „Materialien“ normalerweise auf Printmedien. Wenn Sie eine Produkteinführung planen, eine Pressemappe zusammenstellen, veraltete Materialien überarbeiten oder eine Messe besuchen, benötigen Sie möglicherweise das Fachwissen einer Agentur oder eines Druckers, um Ihre Materialien herzustellen. In diesem Fall müssen Sie eine Angebotsanfrage oder eine RFP schreiben.

Erstplanung

Bevor Sie die RFP schreiben, müssen Sie zunächst etwas planen. Definieren Sie zunächst das Ziel für Ihre Marketingmaterialien. Wenn Sie beispielsweise an einer Messe teilnehmen, benötigen Sie Sicherheiten wie Standbanner, Tischdisplays und Broschüren. Legen Sie dann ein Budget fest, das ein Prozentsatz der tatsächlichen oder geplanten Bruttoeinnahmen des Projekts sein kann. Weisen Sie schließlich ein funktionsübergreifendes Projektteam zu, zu dem diejenigen gehören, die an dem Projekt arbeiten, z. B. ein Marketingmanager, und diejenigen, die von dem Projekt profitieren, z. B. ein Verkaufsteam.

Die Grundlagen

Beginnen Sie die RFP mit grundlegenden Informationen, z. B. einer kurzen Unternehmensübersicht und einer Beschreibung Ihrer Geschäftsmission oder -vision. Stellen Sie sich vor und legen Sie einen Ton für Ihre Materialien fest. Wenn Sie ein Start-Up-Energy-Drink-Unternehmen sind und Ihre Aufgabe darin besteht, ein gesundes Leben zum Spaß zu machen, hat ein Anbieter andere Vorstellungen als ein konservatives Finanzunternehmen. Legen Sie die drei wichtigsten Ziele für die fertigen Materialien fest.

Arbeitsumfang

Detaillieren Sie Ihre Erwartungen an die endgültigen Ergebnisse. Erläutern Sie, wie die Materialien verteilt oder angezeigt werden. Beschreiben Sie, welche Strategien Sie anwenden werden. Wenn Ihre Sicherheit beispielsweise für ein Verkaufskit gilt, erläutern Sie, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter die Materialien für einen Anruf verwenden und welche Teile beim potenziellen Kunden verbleiben. Erklären Sie auch, was außerhalb des Geltungsbereichs liegt. Während eine Agentur bei Rebrandings hervorragende Leistungen erbringt, sollte klar sein, dass dies in Ihrem Projekt nicht enthalten ist.

Herstellerkapazitäten

Ein Teil Ihrer RFP soll Ihnen einen Einblick verschaffen. Fragen Sie nach den Kernfunktionen eines Anbieters. Wenn Sie beispielsweise zu einer Messe gehen und Multimedia-Materialien benötigen, fragen Sie, ob der Drucker sowohl Banner als auch Pamphlete herstellen kann. Wenn Sie eine Pressemappe erstellen, fragen Sie, ob die Agentur auch eine Kopie schreibt oder ein Design bereitstellt und ob sie einen Drucklieferanten für die endgültigen Ergebnisse hat. Fragen Sie, wer Ihrem Projekt zugewiesen würde und welche Rolle diese Person haben würde.

Schätzung und Preis

Seien Sie offen und entschlossen über Ihr Budget. Sie können einen Bereich anbieten, machen Sie sich jedoch über Ihr maximales Budget klar. Dies ermöglicht einem Lieferanten, ein Projekt anzugreifen und entsprechend zu bewerten, aber auch bei unerwarteten Kosten flexibel zu sein. Fragen Sie, was den Endpreis beeinflussen könnte und wie die Schätzung zusammenbricht.

Zeitleiste

Geben Sie bei der Erstellung Ihrer Zeitleiste das kritischste Datum an. Wenn Sie sich zu einer Messe begeben, verwenden Sie das Datum für die Veranstaltung nicht als Termin. Legen Sie stattdessen die Frist fest, zu der Sie Materialien an den Standort schicken müssen. Arbeiten Sie ab Ihrem kritischen Datum zurück und nehmen Sie an wichtigen Besprechungen teil, an denen Beweise von anderen Personen in Ihrem Unternehmen gesehen werden sollten. Bitten Sie die Anbieter, Standard-Bearbeitungszeiten für Projekte wie Ihre anzugeben.

Händlerwahl

Sobald Sie eine vollständige Angebotsanfrage haben, müssen Sie nach potenziellen Anbietern suchen. Verwenden Sie Empfehlungen Ihres professionellen Netzwerks, um Ihre Suche einzugrenzen. Überprüfen Sie die Agentur- oder Druckerportfolios online. Erstellen Sie eine kurze Liste mit qualifizierenden Fragen und rufen Sie die Anbieter an, bevor Sie Ihre RFP senden, um die Eignung des Projekts und die Verfügbarkeit des Lieferanten zu prüfen. Wenn Sie mehrere RFPs versenden, erstellen Sie eine Kalkulationstabelle, um die Antworten zu Umfang, Kosten und Möglichkeiten zu vergleichen.