Wie schreibe ich eine Rechnung?

Wenn Ihr Unternehmen in irgendeiner Form Geld akzeptiert, ist es ein guter Kundendienst, wenn Sie einem Kunden, der einen Antrag stellt, eine Quittung geben. Sie erhalten diese Anfrage nicht oft für in Rechnung gestellte Produkte oder Dienstleistungen, da die meisten Kunden Rechnungen per Scheck, Kreditkarte oder Debitkarte bezahlen. Alle diese Zahlungsmethoden verfügen über einen integrierten Zahlungsnachweis über die Abschlüsse Ihrer Kunden. Wenn ein Kunde Sie nach einer Quittung fragt oder eine Quittung benötigt, weil Sie Ihr Unternehmen für den Rechnungsbetrag bar bezahlt haben, stehen Ihnen viele Optionen zur Verfügung.

Bezahlte Rechnung

Die meisten Buchhaltungsprogramme enthalten die Option, eine Rechnungskopie mit den angewendeten Zahlungen zu drucken. Zuerst erhalten Sie die Zahlung Ihrer Kunden. Wenden Sie die Zahlung auf die Rechnung Ihres Kunden an. Drucken Sie eine Kopie der Rechnung aus. Wenn der Kunde die Rechnung vollständig bezahlt hat, druckt die Software oben auf der Rechnung „PAID“ (PAID) und der Restbetrag ist Null. Wenn der Kunde eine Teilzahlung geleistet hat, zeigt die Rechnung den ursprünglichen Restbetrag, den vom Kunden bezahlten Betrag und den noch nicht bezahlten Restbetrag.

Software-Empfang

Viele Buchhaltungsprogramme für kleine Unternehmen haben die Möglichkeit, eine Quittung für Zahlungen zu drucken, die das Unternehmen erhält. Überprüfen Sie Ihre Software, um festzustellen, ob Sie eine Quittung drucken können. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie die Zahlung auf die richtige Rechnung an und drucken Sie die Quittung entsprechend den Anweisungen Ihrer Buchhaltungssoftware.

Manueller Beleg

Wenn Sie Ihre Bücher von Hand machen, müssen Sie Quittungen von Hand schreiben. Kaufen Sie ein Quittungsbuch bei Ihrem örtlichen Bürobedarf. Überprüfen Sie vor dem Kauf die Vielfalt der verfügbaren Quittungen, um sicherzustellen, dass sie alle gewünschten Informationen zu Ihren Quittungen enthalten, wenn Sie Zahlungen an Ihre Kunden bestätigen. Zu den Grundlagen, die auf einer Quittung enthalten sein müssen, gehören der Name des Kunden, das Datum der Zahlung, die Beschreibung des Kaufs, der Betrag des Kaufs, die Rechnungsnummer und Ihre Unterschrift. Für manuelle Rechnungsquittungen ist es wichtig, eine Unterschrift zu haben. Wenn der Kunde die Quittung als Zahlungsnachweis vorlegen muss, wissen Sie, dass es sich um eine authentische Quittung handelt.

Vorlage

Wenn Sie kein Buch mit Quittungen von einem Bürobedarfsgeschäft kaufen möchten, können Sie online online Quittungsvorlagen von Unternehmen wie Microsoft und Apache erwerben. Es stehen viele Optionen zur Verfügung. Wählen Sie die Quittungsvorlage aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wenn Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, können Sie auch eine eigene Belegvorlage erstellen. Verwenden Sie eine echte Quittung als Modell, um alle wichtigen Felder aufzunehmen.

Bezahlter Stempel

Sie können Ihrem Kunden auch eine Kopie seiner mit dem Stempel "BEZAHLTEN" versehenen Rechnung als Zahlungsnachweis geben. Erwerben Sie einen "BEZAHLTEN" Stempel in einem Bürozubehörgeschäft. Es gibt Stempel, die Datumsangaben enthalten, die Sie anpassen können, und Stempel, bei denen Sie das Datum manuell eingeben müssen. Drucken Sie eine Kopie der Rechnung des Kunden aus und stempeln Sie den bezahlten Betrag. Die meisten dieser Stempel enthalten eine Zeile, in der Sie Ihren Namen entweder initialisieren oder unterschreiben. Diese Funktion ist wichtig, damit Ihr bezahlter Stempel authentisch ist.