Wie schreibe ich eine Kontonotiz?

Es besteht eine Korrelation zwischen hoher Kundenzufriedenheit und erfolgreichem Geschäft und hohen Gewinnen. Aus diesem Grund gibt es in vielen Unternehmen Callcenter, in denen Kunden Bedenken äußern, Fragen stellen und Probleme lösen können, die bei den von Unternehmen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen auftreten. Jedes Mal, wenn ein Kunde anruft, muss der Vertreter, der mit dem Kunden spricht, die Einzelheiten der Besprechung deutlich notieren, damit das Unternehmen das Konto und die individuelle Situation jedes Kunden genau erfasst.

1

Beantworten Sie den Anruf des Kunden. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Begrüßungsbeauftragten, mit denen Kunden angesprochen werden müssen, wenn sie Anrufe beantworten. Verwenden Sie in einem höflichen Ton die Begrüßung, die Ihr Unternehmen bevorzugt, um das Gespräch mit dem Kunden zu beginnen.

2

Greifen Sie auf das Konto des Kunden zu. Unternehmen verwenden häufig Kundenkontonummern, um Kontoinformationen abzurufen, aber in einigen Fällen stehen dem Kunden diese Informationen möglicherweise nicht zur Verfügung. Bei einigen Systemen kann der Vertreter Kundenkonten über die Telefonnummer des Kunden abrufen.

3.

Überprüfen Sie das Konto und den Kontoinhaber. Fragen Sie den Kunden nach den üblichen Informationen, wie den letzten vier Ziffern seiner Sozialversicherungsnummer, seiner Adresse, seinem Geburtsdatum oder seinem Namen. Jedes Unternehmen verfügt über eigene Methoden, um Kundenkonten zu überprüfen.

4

Identifizieren Sie die Frage oder das Anliegen des Kunden. Nehmen Sie sich gegebenenfalls einen Moment Zeit, um frühere Notizen zu überprüfen, um sich mit der Situation des Kunden vertraut zu machen. Hören Sie aufmerksam zu, wie die Kundin ihre Frage oder Besorgnis erklärt, und machen Sie sich Notizen.

5

Lösen Sie das Problem des Kunden und beantworten Sie alle Fragen. Ergreifen Sie die notwendigen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Sie den Kunden zufrieden stellen. Jedes Unternehmen verfügt über verschiedene Methoden, um individuelle Kundenbeschwerden zu bewältigen. Nachdem Sie das Problem gelöst haben, fragen Sie den Kunden, ob er mit der Art und Weise zufrieden ist, wie Sie mit der Situation umgegangen sind, um seine Zufriedenheit sicherzustellen.

6

Vervollständigen Sie Ihre Kontonotation. In einer Kontonotiz sollten Sie den Grund für den Anruf des Kunden, die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen und etwaige Zusagen an den Kunden angeben. Richtige Kontonotierungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Problem eines Kunden gelöst wurde und er einen hervorragenden Service erhalten hat. Sie stellen außerdem sicher, dass Vorkehrungen getroffen und eingehalten werden, und dienen zukünftigen Vertretern als Protokoll, um zu sehen, ob der Kunde erneut anruft.