So arbeiten Sie mit einem papierlosen Ablagesystem

Papierlose Ablagesysteme bieten zahlreiche Vorteile, einschließlich der Schonung der Umwelt und der Verringerung der Unordnung in Ihrem Büro. Wenn Sie jedoch nicht daran gewöhnt sind, alles elektronisch gespeichert zu haben, kann es schwierig sein, das Papier loszulassen. Sie könnten sogar besorgt sein, alle Ihre Daten zu verlieren, wenn die Computerdateien gefährdet werden. Durch geeignete Vorsichtsmaßnahmen bei der Verwendung eines papierlosen Ablagesystems können Sie Ihre Sorgen lindern und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck reduzieren.

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Erwerben Sie die notwendige Ausrüstung, um ein papierloses Ablagesystem problemlos warten zu können. Dazu gehören in der Regel ein Computer, ein Scanner, externe Festplatten und möglicherweise USB-Laufwerke. Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Computersoftware, z. B. Datenbank, Personalwesen oder Buchhaltungsprogramme, um Daten elektronisch zu verarbeiten.

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Richten Sie Ihr elektronisches Ablagesystem ähnlich wie Ihre Papierversion ein. Auf diese Weise können Mitarbeiter die benötigten Dateien leichter finden. Erstellen und verteilen Sie ein Diagramm oder eine Übersichtskarte des neuen elektronischen Systems zur einfachen Bezugnahme. Führen Sie eine Schulung für die Mitarbeiter durch, wenn das papierlose System eingerichtet ist.

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Scannen Sie alle Papierdokumente, sodass eine Kopie im elektronischen Ablagesystem vorhanden ist. Ein papierloses Ablagesystem bedeutet wahrscheinlich, dass Ihre Ausdrucke geschreddert oder recycelt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine elektronische Version haben, bevor das Papier zerstört wird.

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Bestimmen Sie, wie Sie Ihre elektronischen Dateien sichern. Wenn Sie ein zweites oder sogar drittes Backup-System einsetzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten sicher bleiben. Legen Sie ein sekundäres Backup-System außerhalb des Standorts fest, das bei Feuer, Überschwemmung, Diebstahl oder einer anderen Katastrophe einen weiteren Schutz bietet. Wenn Sie möchten, verwenden Sie zu diesem Zweck einen Server- oder einen internetbasierten Sicherungsdienst

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Ermutigen Sie die Mitarbeiter, papiergestützte Kommunikationsmethoden wie Post und Fax zu vermeiden. Verwenden Sie E-Mail als primäre Methode zum Übertragen von Dokumenten. Beseitigen Sie Papierfaxe, indem Sie sie elektronisch senden und empfangen.

Dinge benötigt

  • Computer
  • Scanner
  • Externe Festplatten
  • USB stick
  • Software
  • Schredder

Tipps

  • Implementieren Sie die papierlosen Richtlinien mit einer freundlichen Hand. Wenn Sie papierlos arbeiten möchten, müssen Sie die Gewohnheiten des Alltags brechen oder ändern. Es kann einige Zeit dauern, bis sich die Mitarbeiter daran gewöhnen. Legen Sie einige Monate später ein Datum fest, an dem der Übergang abgeschlossen sein soll.
  • Verfolgen Sie den Papierverbrauch des Unternehmens, nachdem Sie zu einem papierlosen Ablagesystem gewechselt haben. Senden Sie monatliche E-Mails an die Mitarbeiter, um anzuzeigen, wie viel Papier das Unternehmen jeden Monat eingespart hat, indem Sie zur neuen Methode wechseln.

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