So formatieren Sie einen professionellen Geschäftsbrief in Word

Geschäftsbriefe haben ein bestimmtes Format. Unter bestimmten Umständen ist es in Ordnung, einen Brief zu schreiben oder zu formatieren, der nicht formell aussieht, aber in anderen Fällen können Sie durch Senden eines Briefs, der die Konventionen zum Schreiben von Geschäftsbriefen außer Acht lässt, als weniger professionell eingestuft werden.

Verwenden Sie die Geschäftsbriefvorlage von Microsoft Office - die mit der Microsoft Office-Softwaresuite geliefert wird - ein guter Anfang. Sobald Sie mit den Konventionen vertraut sind, wissen Sie, wann Sie sie brechen können.

Die Geschäftsbriefvorlage für Word

Eine einfache Methode zum Formatieren eines Geschäftsbriefs in Word ist die Verwendung einer Microsoft Office-Vorlage. In diesem Fall handelt es sich bei dieser Vorlage um die formelle Geschäftsbriefvorlage, die online von Microsoft erhältlich ist und direkt von Microsoft unter diesem Link online heruntergeladen werden kann.

Die Vorrunde

Wenn Sie die Vorlage nicht verwenden, aber von vorne anfangen, müssen Sie eine geeignete Schriftart und Schriftgröße auswählen. Wenn heutzutage viele Geschäftsbriefe per E-Mail verschickt werden, wählen Sie eine Schrift, die auf Papier gut aussieht und auch für E-Mail geeignet ist. Georgia oder Times New Roman sind für diesen Zweck gute Serifenschriften . Arial , Verdana und Tahoma sind gebräuchliche serifenlose Schriftarten - obwohl der Dokumenttext, den Sie hier lesen, keine serifenlosen Schriftarten enthält, so wird die beschriebene Schrift Arial als Serife und nicht als serifenlose Schrift dargestellt.

Die Abschnittskopfzeilen in diesem Artikel - Geschäftsbriefvorlage für Word; Die Vorrunde Teile eines Geschäftsbriefs - Verwenden Sie eine serifenlose Schrift.

Eine Serifenschrift enthält einige zusätzliche Striche und sieht aus wie die in Artikeln der New York Times und in vielen anderen Tageszeitungen enthaltene Schriftart, obwohl USA Today eine serifenlose Schrift verwendet.

Um Serifen von serifenlosen Schriften zu identifizieren, schauen Sie genau hin. Wenn Sie eine Serifenschriftart genau betrachten, werden Sie feststellen, dass alle vertikalen Striche "Fuß" haben. Dies ist ein kurzer horizontaler Strich am Fuß jeder Vertikalen. Eine serifenlose Schrift enthält diese zusätzlichen Striche nicht. Der Fonts.com-Artikel in den Referenzen beschreibt die zwei Kategorien von Schriftarten ausführlicher.

Ob Sie Serifen- oder Sans-Serifen- Schriften verwenden sollten, gibt es keine festen Regeln, aber Serifen-Schriften sehen formal aus. Eine Serifenschriftart ist ideal, um beispielsweise Ihren Lebenslauf an eine Anwaltskanzlei mit weißem Schuh zu senden. Eine serifenlose Schrift sieht zeitgenössischer aus, wie Sie sie vielleicht in einem Lebenslauf verwenden würden, den Sie an ein Unternehmen schicken würden, das jung und zeitgenössisch ist und nicht mit einem klassischen, etablierten Gefühl.

Die Schriftgröße ist wichtig - zu groß wirkt aufdringlich und zu klein ist schwer lesbar. Die Schriftgröße 12 ist ein guter Kompromiss.

Was den Abstand betrifft, egal ob Einzel- oder Doppelraum - in den meisten Fällen sind Einzelabstände für Geschäftsbriefe besser geeignet. Zum einen ist es einfacher, den Buchstaben auf einer einzigen Seite unterzubringen, was bei der Kommunikation mit vielbeschäftigten Führungskräften immer eine gute Idee ist.

Teile eines Geschäftsbriefs

Ein professioneller Geschäftsbrief beginnt oft mit dem Datum oben, wie im Microsoft-Beispiel. Das Ausschreiben, wie Sie es in diesem Beispiel - 7. März 2018 - sehen, ist formeller als wenn Sie es wie folgt schreiben würden: 07.03.2014. Wenn Sie mit jemandem im Ausland kommunizieren, schreiben Sie es immer auf, wie Sie am 7. März 2018 sehen. Andernfalls könnte der Empfänger durch die Konvention, den Monat an die erste Stelle zu setzen, verwirrt werden.

In vielen Ländern ist es üblich, zuerst den Tag und dann den Monat zu schreiben. Wenn Sie diese Formatierungsregeln für den 7. März 2018 verwenden, wird der 7. März 2018 angezeigt und auch als 7/3/2018 geschrieben. In den USA würde das Format 7/3/2018 den 3. Juli 2018 und nicht den 7. März 2018 bedeuten.

Drücken Sie nach dem Datum mindestens einmal "Enter", um mindestens einen Wagenrücklauf zwischen den Zeilen anzuzeigen. Hinterlassen Sie danach einen Wagenrücklauf für den Absenderblock:

Von: ____ (dein Name)

Dein Titel

Ihre Firma

Name

Adresse

Stadt, Staat, PLZ

Drücken Sie nach dem Absenderblock "Enter", um einen einzelnen Wagenrücklauf anzuzeigen, und fügen Sie dann den Empfängerblock ein, der demselben Format wie der Senderblock folgt.

Bei den Abständen haben Sie die Wahl. Wenn der Hauptteil Ihres Briefes kurz ist, können Sie zwei oder drei Mal die Eingabetaste drücken, um zwei oder drei Wagenrückläufe anzuzeigen, damit der Brief nicht zu kurz erscheint. Wenn es sich um einen längeren Buchstaben handelt, drücken Sie zweimal die Eingabetaste. Die Idee ist, dass, wenn Sie den Brief beendet haben, der Hauptteil des Briefes visuell zentriert sein sollte, so weit dies möglich ist. Als nächstes schreiben Sie:

Sehr geehrter Empfänger,

Beachten Sie, dass Sie nach dem Namen des Empfängers einen Doppelpunkt verwenden - kein Komma oder Bindestrich. In einem persönlichen Brief können Sie ein Komma verwenden, in einem geschäftlichen oder professionellen Brief jedoch einen Doppelpunkt. Drücken Sie dann "Enter", um einen Wagenrücklauf anzuzeigen.

Als nächstes kommt der Hauptteil des Briefes. Denken Sie beim Schreiben des Körpers daran, dass kürzere Absätze besser lesbar sind - Sie möchten den Leser nicht mit einer riesigen Informationsflut überfordern. Microsofts Form ist auf diese Weise gut verteilt, wobei die acht Zeilen des Buchstabens in drei kurze Absätze unterteilt sind.

Drücken Sie nach dem Hauptteil des Buchstabens "Enter", um einen einzelnen Wagenrücklauf anzuzeigen. Dann schreiben Sie einen Abschluss - oft würden Sie einen einfachen Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" schreiben. Vermeiden Sie es, einen persönlichen Abschluss zu schreiben, den Sie nur an Freunde oder Familie schreiben würden.

Wenn Sie einen Brief per Post schreiben, drücken Sie einmal die Eingabetaste, um einen zusätzlichen Wagenrücklauf anzuzeigen, um Platz für Ihre Unterschrift zu lassen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, um zwei Wagenrückläufe anzuzeigen. Geben Sie anschließend Ihren Namen und nach Ihrem Namen Ihren Geschäftstitel ein, wie Sie hier sehen:

Patrick Gleeson

Direktor