So dokumentieren Sie einen Zeitplan für geschäftliche Probleme

Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Es treten immer Fragen und Probleme auf, und es ist hilfreich, Unterlagen wie Anmelde- und Abmeldeblätter, Zwischenberichte und andere Arten von täglichen Betriebszusammenfassungen zu haben, um zukünftige Probleme zu unterstützen. Wenn ein Vorfall zu einer Klage führt, ein Projekt aus dem Ruder läuft oder ein in der Entwicklung befindliches Softwareprogramm einen Test nicht besteht, ist das Erstellen einer Zeitleiste mit Dokumentation Teil der Ursachenanalyse.

Ursachenanalyse

Wenn ein Problem auftritt, kann dies nur ein Symptom des tatsächlichen Problems sein. Die Ursachenanalyse ist eine Methode, um ein Problem aufzugreifen und in der Zeit zurück zu gehen, um herauszufinden, was eine Kette von Ereignissen ausgelöst hat, die zu dem Problem geführt haben. Die Ursachenanalyse entwickelt eine Zeitleiste durch die Untersuchung von Ursache und Wirkung, beginnend mit dem zu untersuchenden Problem.

Was ist passiert?

Beginnen Sie mit dem sichtbaren Problem, das als Symptom der Ursache angesehen werden kann. Eine vollständige detaillierte Beschreibung des Problems in Bezug auf physische, menschliche und betriebliche Elemente kann einen Anhaltspunkt für die Suche nach der Ursache des Problems aufzeigen. Tragen Sie diese drei Elemente in Ihre Timeline ein und notieren Sie sich die möglichen Ursachen für die einzelnen Elemente des untersuchten Problems. Eine eindeutige Ursache kann ohne weitere Analyse ermittelt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie die Ursache-Wirkungs-Beziehung für jedes Element durch die Zeit zurückverfolgen, bis die Hauptursache aufgedeckt ist, um sicherzustellen, dass Sie kein Nebenproblem verpassen, das möglicherweise dazu beigetragen hat.

Warum ist das passiert?

Dokumentieren Sie Datum, Uhrzeit und Beschreibung aller physischen, menschlichen oder organisatorischen Faktoren, die zu dem Problem geführt haben. Bestimmen Sie genau, was dem Problem in Bezug auf physikalische Ursachen vorangegangen ist, z. B. der Ausfall einer Lieferung, die Nichtverfügbarkeit einer Schlüsselmaschine oder die Fehlfunktion eines wichtigen Computerprogramms. Dann schauen Sie sich an, wie das menschliche Engagement in der Ausgabe von Bedeutung war. Wenn ein Projekt zum Beispiel aus dem Ruder gelaufen ist, kann es an der Abwesenheit eines Teilnehmers liegen, die Informationen wurden verspätet geliefert oder jemand hat einen Fehler gemacht. Überprüfen Sie alle organisatorischen Ursachen, die zu dem Problem beigetragen haben, wie z. B. eine Änderung der Richtlinien, Verzögerungen oder Missverständnisse aufgrund eines Fehlers in der hierarchischen Kommunikation.

Was ist die Ursache?

Möglicherweise müssen Sie Ihre Analyse durch mehrere Ebenen von Ursache und Wirkung führen, bevor Sie den wahren Schuldigen finden. Sie könnten auch feststellen, dass eine Reihe von Nebenproblemen, die physische, menschliche oder betriebliche Probleme betreffen, zu dem betreffenden Problem beigetragen haben. Wenn Sie jede Instanz in Ihrer Timeline dokumentieren und alle mit dieser Instanz verbundenen Unterlagen sammeln, können Sie entscheiden, was das Problem lösen soll und wie Sie die Lösung erstellen. Eine fehlerhafte Entscheidung während einer Richtlinienplanungssitzung könnte im Laufe der Zeit zu dem von Ihnen untersuchten Problem geführt haben, und Ihre Zeitleiste enthält eine Roadmap zur Korrektur der Auswirkungen der fehlerhaften Entscheidung, seit sie gemacht wurde.