Wie kann ich die Vertraulichkeit des Kundenfeedbacks gewährleisten?
Sie können Ihre Kunden auffordern, Ihnen telefonisch, online oder persönlich mit schriftlichen Feedbackkarten Feedback zu geben. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, es kann wichtig sein, das Feedback vertraulich zu behandeln. Beispielsweise möchten Sie nicht, dass ein Mitarbeiter direkt Feedback zu sich selbst erhält oder die persönlichen Daten des Kunden gefährdet. Sie haben einige einfache Möglichkeiten, um die Vertraulichkeit Ihres Kundenfeedbacks zu gewährleisten.
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Fordern Sie die grundlegenden Informationen des Kunden an, ohne nach sehr persönlichen Daten zu fragen, einschließlich Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Dies hilft, die Identität des Kunden zu schützen, wenn er sich dazu entscheidet, ein Feedback abzugeben.
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Platzieren Sie Ihr Online-Kundenfeedbackformular auf einem sicheren Server. Sie benötigen einen sicheren Socket-Layer (SSL) auf Ihrem Webserver, den Sie von einem Webhosting-Unternehmen erhalten können, um das Feedback-Formular ordnungsgemäß zu sichern (siehe Ressourcen).
3.
Verwenden Sie einen Online-Umfragedienst eines Drittanbieters (siehe Ressourcen für ein Beispiel) als weitere Alternative, um vertrauliches Feedback im Web zu sammeln und zu verwalten. Stellen Sie sicher, dass der Online-Umfragedienst auch sichere Server verwendet.
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Platzieren Sie ein verschlossenes Vorschlagsfeld direkt vor einem besetzten Schreibtisch in Ihrem Unternehmen, in dem Kunden Kommentarformulare einreichen können - ein Stapel vorgefertigter Umfragen. Bewahren Sie die Schachtel stets verschlossen auf und entleeren Sie sie am Ende eines jeden Tages, um die Vertraulichkeit von Kundenfeedbacks zu schützen, die Sie auf diese Weise sammeln.
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Erfassen Sie mündliche Rückmeldungen von Kundenanrufen in einem Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramm. Geben Sie den Namen des Kunden, die E-Mail-Adresse und die Beschwerde oder Komplimente sowie einen Aktionsplan zur Lösung bestimmter Probleme an. Verschlüsseln Sie das Kundenfeedbackdokument mit einem Kennwort, das nur Sie und autorisierte Mitarbeiter kennen, um die Informationen zu schützen.
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