Wie werden Kosten nach Budgetkategorie kategorisiert?

Budgetkategorien erzählen, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt. Sie teilen die Ausgaben in relevante Gruppen auf, die Ihnen helfen herauszufinden, wo Ihr Geld hingeht und wie sich diese Ausgaben mit den Beträgen vergleichen, die Ihr Unternehmen verdient. Bei der Kategorisierung der Kosten nach Budgetkategorie wird auf Details geachtet. Der Prozess enthält jedoch Informationen, mit deren Hilfe Sie Probleme und Chancen erkennen können. Je besser die Informationen, die Sie in Ihr Buchhaltungssystem eingeben, desto besser sind die Informationen, die Sie daraus ziehen.

Relevante Kategorien entwickeln

Budgetkategorien umfassen direkte Ausgaben oder Arbeits- und Materialkosten, die speziell in die Produkte oder Dienstleistungen eingehen, die Sie Ihren Kunden anbieten. Ihr Buchhaltungssystem sollte auch die indirekten Ausgaben kategorisieren, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, aber nicht speziell zur Erstellung eines Produkts verwendet werden. Indirekte Aufwendungen beinhalten Miete, Nebenkosten und rechtliche Beratung. Während einige Kategorien wie Miete, Arbeit und Material in fast allen Unternehmen üblich sind, können andere Kosten für Ihren Betrieb besonders wichtig sein. Zum Beispiel sollte ein Konzessionsstand auf einem Markt für Landwirte eine Kategorie für Standgebühren haben, und ein Landschaftsbauunternehmen sollte eine Kategorie für Düngemittel haben.

Informationen zu Lieferantenquittungen

Lernen Sie Ihre Verkäufer kennen, wenn Sie mit ihren Quittungen arbeiten. Je besser Sie den Zweck der von Ihnen eingegebenen Ausgaben verstehen, desto genauer können Sie sie kategorisieren. Achten Sie besonders auf Rechnungen und Quittungen von Anbietern, die Ihnen Artikel aus verschiedenen Kategorien verkaufen, z. B. in einem Lagerhaus, das sowohl Bürobedarf als auch Reinigungsprodukte anbietet. Wenn Sie QuickBooks verwenden, richten Sie Standard-Spesenkonten über die Registerkarte "Konto-Vorauszahlung" ein, damit die Kategorie für wiederkehrende Anbieter automatisch angezeigt wird, wenn Sie deren Namen eingeben.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Geben Sie Belege regelmäßig ein und kategorisieren Sie sie, um Rückstände zu vermeiden. Wenn Sie sich auf dem Laufenden halten, können Sie sich relevante Informationen merken, die sich möglicherweise nicht auf einer Quittung befinden. Beispielsweise zeigen Registrierkassen einiger Einzelhandelsgeschäfte nicht den Namen des Geschäfts an. Wenn Sie kürzlich eine Quittung von einem solchen Geschäft erhalten haben, erinnern Sie sich möglicherweise an den Kauf, ohne auf Ihren Kontoauszug, das Scheckregister oder das Kassenprotokoll verweisen zu müssen.

Ernteergebnisse

Mit gut kategorisierten Informationen können Sie proaktiv auf störende Trends wie erhöhte Materialkosten oder Lohnkosten eingehen. Um die Informationen zu den Budgetkategorien zusammenzufassen und auszuwerten, berechnen Sie den Prozentsatz des Bruttoumsatzes, den Sie für eine bestimmte Kategorie ausgeben. Wenn Sie beispielsweise im Januar 10.000 US-Dollar brutto einsetzen und 1.000 US-Dollar für Materialien ausgeben, sind Ihre Januar-Materialkosten 10 Prozent Ihres Bruttoumsatzes. Beobachten Sie zeitliche Schwankungen der Kategorieprozentsätze, insbesondere, wenn sie sich auf andere Variablen wie Umsatzvolumen und Betriebssysteme beziehen.

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