Richtlinien zur Einrichtung von Beschaffungssystemen und -organisation

Produkte oder Dienstleistungen zu den besten Kosten zu erhalten, ist das Wesentliche der Beschaffung. Während die Beschaffung in beliebigem Umfang erfolgen kann, etablieren Regierungsprozesse und Unternehmen häufig Beschaffungssysteme. Wenn Sie in einem größeren Maßstab tätig sind, tragen ein Beschaffungssystem und eine Organisation dazu bei, den Wettbewerb um das Geschäft fairer zu gestalten, Kosteneffizienz zu gewährleisten und Risiken zu bewerten.

Bewertung

Bei der Einrichtung von Beschaffungssystemen und Organisationsrichtlinien ist es wichtig, Bewertungsmethoden in einem strukturierten Format einzubeziehen. Beurteilungen helfen bei der Bewertung eines Beschaffungssystems, um seine Schwächen und Stärken anhand von Leistungsindikatoren aufzulisten. Darüber hinaus diskutieren sie die Einschränkungen eines Beschaffungssystems, damit es wettbewerbsfähig bleibt und die korrekten Verfahren einhält. Die Bewertungen können einen Prognoseprozess, eine Budgetierung, die Ermittlung der zu sammelnden Informationen, die Ermittlung der zu befragenden Interessengruppen sowie die Prüfung von Richtlinien und Vorschriften umfassen.

Prinzipien

Die Festlegung von Prinzipien in einem Beschaffungssystem und einer Organisation trägt dazu bei, Betrug und Verschwörungen zu verhindern. Gute Grundsätze sind Rechenschaftspflicht, Transparenz und fairer Wettbewerb. Mit der Rechenschaftslegung wird sichergestellt, dass die besten Interessen eines Unternehmens sowie die seiner Geschäftspartner stets berücksichtigt werden. Transparenz durch ordnungsgemäße Dokumentation zeigt, dass die Beschaffungsmethoden solide sind. Ein fairer Wettbewerb trägt dazu bei, dass für alle Bieter die Grundlage einer gemeinsamen Basis geschaffen wird, so dass das Ergebnis einer Beschaffung nicht beeinflusst werden kann, ohne günstige Konditionen anzubieten. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen möchten möglicherweise auch den Einsatz von Technologien einschließen, um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und der Öffentlichkeit oder den Interessengruppen die Möglichkeit zu geben, den Prozess und die Durchführung von Beschaffungen zu überwachen.

Methoden

Ein Unternehmen sollte in seinen Richtlinien stets akzeptable Beschaffungsmethoden angeben. Die häufigste Beschaffungsmethode ist das Ausschreibungsverfahren. Sie kann jedoch auch direktes Contracting umfassen, wiederkehrende Geschäfte mit einem Unternehmen abschließen, das ein früheres Angebot für eine Ausschreibung gewonnen hat, und zum besten verfügbaren Preis einkaufen.

Beschaffungsschritte

Nach der Festlegung der akzeptierten Beschaffungsmethoden sollte ein Unternehmen die geeigneten Schritte aufführen, um Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen. Diese Schritte können das Identifizieren von Lieferanten umfassen, die die Anforderungen eines Unternehmens erfüllen können, Kontaktaufnahme mit dem Zubehör für Vorschläge und Überprüfen der Richtlinien und Praktiken potenzieller Lieferanten. Sobald ein Unternehmen ein akzeptables Angebot erhalten hat, kann es mit dem Vertragsabschluss beginnen, um den Vertragserfüllungsprozess zu starten. Beschaffungssystem und Organisationsrichtlinien sollten die zu dokumentierenden Beschaffungsmeilensteine, Gründe für die Vertragsverlängerung und bevorzugte Zahlungsmethoden enthalten.

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