Richtlinien für das Einlösen von Geschäftsschecks

Viele kleine Unternehmen - insbesondere Einzelhändler - stärken die Verbraucher, indem sie verschiedene Zahlungsarten für Produkte oder Dienstleistungen akzeptieren. Einige Einzelhändler erlauben es Kunden, einen Business-Scheck einzulösen, normalerweise einen Payroll-Scheck, und entweder eine geringe Gebühr für den Service oder den Scheck kostenlos einzulösen, wenn die Rechnung des Kunden einen bestimmten Betrag übersteigt. Obwohl das Einlösen eines Business-Schecks die Kundenbindung und -zufriedenheit verbessern kann, sollten die Unternehmer sorgfältig über die Risiken und Belohnungen nachdenken und dann geeignete Annahmebedingungen festlegen.

Richtlinienstandards

Legen Sie klare Regeln fest, welche Arten von Prüfungen akzeptiert werden können. Im Allgemeinen akzeptieren Unternehmen keine Schecks nach dem Datum, keine Schecks, die älter als 90 Tage sind, oder Schecks im Wert von mehr als 10.000 USD. Das Limit von 10.000 US-Dollar bezieht sich auf Bundesgesetze zur Geldwäsche. Für jede Transaktion, die 10.000 USD in bar umfasst, muss ein Bericht über die Währungstransaktion beim Internal Revenue Service eingereicht werden.

Bilden Sie Ihre Mitarbeiter für die Überprüfung von Geschäftschecks aus, um zu überprüfen, ob jeder Scheck ein Datum, einen Namen des Zahlungsempfängers, einen Dollarbetrag mit Zahlen und dazugehörigen Text, eine Unterschrift, den Namen des Auftraggebers und die Kontonummern am unteren Rand des Schecks enthält. Weisen Sie sie an, Ihren Kunden in Anwesenheit des Angestellten die Rückseite des Schecks zu unterschreiben.

Wenn Ihr Unternehmen eine Servicegebühr für das Einlösen eines Geschäftschecks erhebt, buchen Sie diese Informationen an einem auffälligen Ort, um Verwirrung zu vermeiden.

Zulassungen prüfen

Einzelhändler haben im Allgemeinen keine Möglichkeit zu wissen, ob ein Business-Check gültig ist. Daher sollten Sie einen Clearinghouse-Service wie Telecheck für die sofortige Genehmigung von Business-Checks abonnieren. Geben Sie dem Sachbearbeiter auch Richtlinien für die Höhe des Schecks sowie für die Anzahl der Schecks, die er für einen bestimmten Kunden einlösen kann, bevor er die Genehmigung des Managements erhält.

Kundenidentifikation

Wie bei persönlichen Schecks müssen die Angestellten die Identität ihrer Kunden überprüfen und sicherstellen, dass die vorgelegte ID mit dem Namen und der Adresse übereinstimmt, die auf dem Business Scheck abgedruckt sind. Weisen Sie die Mitarbeiter an, dass sie die ID-Nummer und das Ablaufdatum jedes gültigen Führerscheins oder eines vom Staat ausgestellten Personalausweises auf der Rückseite des Schecks vermerken und die Unterschriftsvermerk gegen die ID verifizieren müssen.

Betrug und Genesung

Veröffentlichen Sie Ihre Richtlinien in Bezug auf fehlerhafte Prüfungen. Viele Anbieter erheben eine feste Gebühr für jeden abgeworfenen Scheck, häufig 15 bis 30 US-Dollar pro Ereignis, und binden die Verantwortung an den Kunden und nicht an das Unternehmen, das den Scheck ausstellt. Vergewissern Sie sich, dass der Kunde durch eine schriftliche Check-Akzeptanz-Richtlinie darüber informiert wird, dass er haftet, wenn der Check aus irgendeinem Grund abprallt.

Überwachen Sie die Bulletins der Federal Trade Commission (FTC) über verschiedene organisierte Betrugsringe, die in Ihrem Gebiet tätig sind, und überwachen Sie die FTC-Warnungen auf mögliche Betrugsfälle bei Kunden.

Vermerke

Bilden Sie Ihre Mitarbeiter aus, um die üblichen Probleme mit dem Anerkennungsverfahren zu erkennen. Zu diesen Herausforderungen zählen Schecks von Dritten (Schecks, die an eine Person zahlbar gemacht werden, die den Rücken unterschreibt und schreibt: "Bezahle die Bestellung"), und Schecks, die mehrere Unterschriften erfordern. Zum Beispiel muss ein Scheck, der an einen Ehemann und eine Ehefrau zahlbar ist, von beiden Parteien unterschrieben werden.

Erlauben Sie den Sachbearbeitern nicht, Schecks mit restriktiven Vermerken zu akzeptieren. Zum Beispiel schreiben einige Leute "ohne Rückgriff" auf einen Scheck, was bedeutet, dass das Unternehmen, das den Scheck einlöst, zustimmt, dass bei einem Scheckproblem das Unternehmen keinen Schaden von der Person geltend machen kann, die es vorgelegt hat.

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