Gute Fragen bei einem Executive Assistant Interview

Der richtige Assistent kann für einen vielbeschäftigten Fachmann von unschätzbarem Wert sein. Eine Person in dieser Position verwaltet normalerweise einen Zeitplan, dient als Gatekeeper am Telefon und persönlich und hilft bei der Verwaltung von Gremien und freiwilligen Gruppen. Ein Assistent der Geschäftsleitung macht auch Protokolle bei Besprechungen, überwacht die Korrespondenz und Präsentationen von Unternehmen und erledigt Büroarbeiten. Die Suche nach der richtigen Person für diesen Job ist eine wesentliche Aufgabe. Wenn Sie während eines Interviews die richtigen Fragen stellen, können Sie feststellen, ob eine Führungskraft und ihr potenzieller Assistent gut zusammenpassen.

Persönlichkeitscharakterisierung

Fragen Sie den Bewerber, wie sie ihre Persönlichkeit charakterisieren würde. Ist sie aufgeschlossen und in der Lage, Verantwortung zu übernehmen und Situationen zu übernehmen, oder ist sie schüchtern und zurückhaltend? Diese Frage wird Ihnen helfen zu verstehen, ob der Kandidat ein Machthaber ist, der in jeder Situation die Nase vorn hat, oder ein ruhiger, aber effektiver Mensch, der bestimmte Anweisungen besser einhalten kann.

Kommunikationsfähigkeit

Assistenten der Geschäftsleitung müssen im Namen ihrer Vorgesetzten andere Personen verwalten. Dies kann bedeuten, dass Sie einen wütenden Mitarbeiter abweisen, mit einem wütenden Kunden umgehen oder eine Beschwerde von einem Verkäufer einreichen müssen. Fragen Sie nach Jobperspektiven, wie sie mit schwierigen Menschen umgehen. Werden sie selbst wütend oder haben sie die Fähigkeit, eine Situation ruhig zu zerstreuen? Diese Frage hilft Ihnen zu beurteilen, wie ein potenzieller Assistent mit anderen Personen interagieren wird.

Telefon-Fähigkeiten

Direktionsassistenten führen in der Regel Telefonanrufe für ihre Chefs durch. Fragen Sie die Bewerber, wie komfortabel sie mit Telefonen und Voicemailsystemen mit mehreren Leitungen sind, Konferenzgespräche einrichten und zwischen Abteilungen wechseln können. Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis der technischen Fähigkeiten des Kandidaten.

Organisation

Bitten Sie alle Interessenten, ihre organisatorischen Abläufe zu definieren. Erstellen sie Listen und arbeiten sie von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität? Wie organisieren sie Ablagesysteme, Computerdateien und Papiere? Wenn Sie diese Fragen stellen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung von den Fähigkeiten eines potenziellen Bewerbers, aber auch von den mentalen Prozessen, die zur Schaffung seiner Organisationssysteme beitragen.

Computer klug

Die heutige Assistentin der Geschäftsleitung muss über Computerkenntnisse verfügen, um in ihrer Rolle effektiv zu sein. Anstatt die Kandidaten nach guten Computerkenntnissen zu fragen, bitten Sie sie, ihr spezifisches Computerwissen zu definieren, einschließlich Betriebssystemen, Programmen, Anwendungen und Wissen sowie den Einsatz von Social-Media-Tools.

Mundliche Aufgaben

Fragen Sie die Bewerber, wie sie das Gefühl haben, weltliche Aufgaben zu erledigen. Assistentinnen und Assistenten werden häufig gebeten, Mittagessen zu bestellen, Kaffee zu liefern, Material abzuholen und abzusetzen, Unternehmensgeschenke auszuwählen, Reisearrangements zu treffen und Dankesbriefe zu schreiben. Fragen Sie potenzielle Kandidaten, ob eine dieser oder andere zutreffende Aufgaben für sie als Teil ihrer Stellenbeschreibung zulässig sind.

Vergangenheit und Gegenwart

Erkundigen Sie sich, warum der Befragte seinen vorherigen Job aufgegeben hat und warum er sich für die aktuelle Position interessiert. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Faktoren dazu geführt haben, dass er einen früheren Arbeitsplatz aufgegeben hat, und einen Einblick in das bekommen, was er an Ihrem Unternehmen mag.