Dokumentationsformat für ISO-Richtlinienverfahren

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, von der International Organization for Standardization zertifiziert zu werden. Die Organisation setzt Standards für gemeinsame globale Geschäftspraktiken und ist bestrebt, Qualität und Effizienz zu verbessern. Eine der Voraussetzungen für die Aufrechterhaltung der ISO-Zertifizierung ist die Einhaltung bestimmter Dokumentationsformate, des internen Kommunikationssystems eines Unternehmens, von Qualitäts- und Verfahrenshandbüchern sowie von Aufzeichnungen. Die ISO 9000-Dokumentation für die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens versucht, diese Art von Initiativen in kleinen, mittleren und großen Unternehmen zu standardisieren.

ISO-Zertifizierung

Jedes Unternehmen, das ISO-zertifiziert werden möchte, muss gemäß ISO.org ein Qualitätssystem implementieren, das den ISO-Normen entspricht. Ein Teil des Zertifizierungsprozesses umfasst interne und unabhängige Audits des Unternehmens. Organisationen können Drittagenturen beauftragen, die sich auf ISO-Zertifizierungsprüfungen spezialisiert haben, oder Kunden die Prüfungen durchführen lassen. Unabhängig von der Quelle externer Audits verlangen die ISO-Zertifizierungsstandards, dass Unternehmen regelmäßig Selbstprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass das Qualitätssystem seinem Versprechen entspricht.

Qualitätsziele

Bei der ISO-Zertifizierung müssen Unternehmen ihre allgemeinen Qualitätsziele und -richtlinien dokumentieren. Die Qualitätsziele eines Unternehmens sollten die Bereitschaft der Organisation unter Beweis stellen, die Serviceanforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Das übergeordnete Ziel wird in der Regel darauf schließen lassen, dass das Unternehmen über ein etabliertes Qualitätssystem verfügt, dessen Standard-Betriebsverfahren sicherstellen, dass für seine Produkte und Dienstleistungen ein Mindestqualitätsniveau erreicht wird. Dieser Abschnitt der Dokumentation eines Unternehmens besteht in der Regel aus einer Zusammenfassung, wie die Organisation auf potenzielle Qualitätsprobleme reagiert.

Qualitätshandbuch

Unternehmen, die die ISO-Zertifizierungsstandards einhalten möchten, müssen ein Qualitätshandbuch erstellen. Der Hauptzweck des Handbuchs ist es, detailliert zu beschreiben, wie das Unternehmen bestimmte Qualitätsgrenzwerte erreicht. Bei der ISO-Zertifizierung müssen Unternehmen nicht unbedingt ein bestimmtes Qualitätshandbuch-Format einhalten. Qualitätshandbücher müssen normalerweise bestimmte Abschnitte und Themen enthalten. In den Handbüchern sollte festgelegt werden, welche Richtlinien und Verfahren angesprochen und umgesetzt werden, welche Hauptziele die Richtlinien haben und wer dafür verantwortlich ist, dass die Mitarbeiter sich daran halten.

Verfahren

ISO-Normen schreiben vor, dass Organisationen ihre Verfahren für bestimmte Arten von Geschäftsaktivitäten dokumentieren. Zu den Aktivitäten, für die detaillierte Verfahren erforderlich sind, gehören die Kontrolle von Dokumenten und Aufzeichnungen, interne Audits, die Kontrolle fehlerhafter Produkte, Korrekturmaßnahmen und vorbeugende Maßnahmen. ISO-Standards bieten eine gewisse Flexibilität bei der Dokumentation dieser Arten von Richtlinien durch verschiedene Organisationen. Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen nur ein dokumentiertes Verfahren für die Kontrolle von Dokumenten und Aufzeichnungen einrichten. Eine größere Organisation verfügt möglicherweise über ein separates Verfahren für jeden Datensatztyp.

Anleitung

Neben der Dokumentation der Verfahren müssen die Unternehmen auch detailliert beschreiben, wie die Mitarbeiter bestimmte Arbeitsaufgaben erledigen. Fertigungsunternehmen verfügen beispielsweise normalerweise über Verfahrensanleitungen für jede Phase oder Funktion im Montageprozess. Ein Softwareentwickler kann dokumentieren, wie das Unternehmen seine Programme vor einer Markteinführung testet. Der Entwickler müsste jede Phase des Testprozesses dokumentieren und welche Maßnahmen ergriffen hat, um etwaige Fehler zu beheben.