Dokumentverwaltungssystemanforderungen

Dokumentenverwaltungssysteme ändern die Art und Weise, wie Organisationen Dokumente und Informationen speichern und abrufen. Sie ersetzen alte Schulakten und Aktenschränke durch neue High-Tech-Werkzeuge. Elektronische Dateien können von jedem im Unternehmen sofort abgerufen und durch hochentwickelte Verschlüsselung geschützt werden. Durch die intelligente optische Zeichenerkennung kann jeder Benutzer die gesamte Datenbank nach Schlüsselwörtern durchsuchen, wodurch das Abrufen wichtiger Dokumente vereinfacht wird. Jedes Dokumentenverwaltungssystem erfordert mehrere Schlüsselkomponenten.

Scanner

Jedes in einer Organisation eingegangene Papierdokument muss gescannt werden, um eine digitale Version zu erstellen. Scanner gibt es in allen Formen und Größen. Größere Unternehmen möchten möglicherweise einen Massenscanner erkunden, der ähnlich wie ein Kopierer arbeitet, mit einem automatischen Einzug, der lange Dokumente automatisch verarbeiten kann. Viele Scanner kombinieren die Rolle von Drucker, Faxgerät und Scanner in einem Gerät und erstellen automatisch digitale Versionen aller Ausgaben. Kleinere Unternehmen möchten möglicherweise einen preisgünstigen Flachbettscanner erwerben, der kleinere Mengen problemlos verarbeiten kann.

Dokumentenverwaltungssoftware

Ein Dokumentenverwaltungssystem ist nur so gut wie die Software, die es steuert. Es sind viele Systeme verfügbar, die jeweils spezielle Funktionen bieten. Alle Systeme ermöglichen die Zuweisung von Tracking-Codes für digitale Dokumente, das Zuweisen von Dokumenten zu Dockets und das Abrufen bestimmter Dokumente durch Benutzer. Viele Systeme bieten Möglichkeiten zum Schutz vertraulicher Informationen und zum Kommentieren von Dokumenten, bevor diese an eine andere Person weitergeleitet werden. Bevor Sie sich für ein Dokumentverwaltungssystem entscheiden, sollten Sie sich überlegen, wie jede Abteilung Ihres Unternehmens heute Papierdokumente speichert und abruft, und dies als Grundlage für die erforderliche Funktionalität verwenden.

Speichermedium

Nachdem ein Dokument digitalisiert wurde, muss es zum Abruf sicher aufbewahrt werden, wenn es benötigt wird. Speichergeräte variieren in Größe und Funktionalität. Kleinere Büros möchten möglicherweise eine Festplatte auf einem Server für die Dokumentenspeicherung zuweisen. Größere Büros benötigen möglicherweise ein dediziertes Speichergerät. Erwägen Sie, eine externe Sicherungsprozedur einzubauen, die eine doppelte Datenbank erstellt. Im Falle einer Gerätefehlfunktion, eines Brandes, eines Wasserschadens oder eines Diebstahls des Speichergeräts können alle Kundendaten sofort vom Sicherungslaufwerk abgerufen werden, ohne dass wichtige Dokumente verloren gehen.